Y es que antes se requerían muchos procesos para llevar un control estricto en las compras, ventas, ingresos, egresos y todos los procedimientos financieros que se llevan a cabo dentro de una empresa, en especial si es pyme.

Disponer de un software de compras e inventario que te permita gestionar eficientemente el stock con el que cuenta tu empresa, puede suponer la diferencia entre conseguir una venta o dársela a la competencia.

Y es que, en la actualidad, aunque parezca increíble, hay muchas empresas que registran manualmente sus activos con lápiz y papel. ¡Te lo imaginas! Con toda la tecnología que existe en la actualidad, eso parece increíble, pero sigue pasando.

Hay otras que se modernizaron un poco, y controlan el stock con Excel; sin embargo, también ya parece una herramienta algo rudimentaria.

Los métodos antes mencionados no solo son poco fiables debido al posible error humano, sino que también son más costosos. ¿Te preguntas por qué?

Bueno, la respuesta es sencilla. Exigen y requieren un enorme tiempo y recursos que podrían dedicarse a otras actividades.

Y si no tienes la mínima idea de qué es un software de compras e inventarios, que servirá para automatizar tu empresa, no te preocupes: nosotros te lo explicamos. También te diremos cuáles son sus beneficios y, principalmente, cómo es su funcionamiento.

¿Qué es un software de compras e inventarios?

Un software de compras e inventarios es un programa informático creado para ayudar y facilitar la gestión de las compras y el inventario de una empresa.

¿Cómo consigue hacer esto? Contabilizando los bienes tangibles y mercancías que una compañía utiliza para fabricar o satisfacer la demanda de sus clientes.

Para lograr esto, el programa tiene en cuenta las entradas y salidas de los productos de la empresa, que se producen en las instalaciones, puntos de venta, almacenes, etc.

En automático, este software para el control de inventarios va reflejando cada movimiento en los niveles de stock y en la contabilidad de la empresa. Además, permite obtener indicadores útiles, como el punto de reorden y el Margen Bruto del Retorno de la Inversión de Inventario (GMROI).

Así es como mediante el software de compras e inventario, es posible llevar una gestión eficiente del inventario en tiempo real.

Con la finalidad de optimizar el estado de los diferentes tipos de stock, manteniendo una actualización constante de las existencias, y sabiendo qué pedidos hay que preparar en cada momento.

Beneficios de utilizar un software de compras e inventarios

La implementación de un software de compras e inventarios en una empresa proporciona, en concreto, algunos beneficios logísticos, como son:

1. Control del stock: con el software de compras e inventarios, podrás conocer con precisión el stock del almacén, qué productos hay y en qué cantidades. Con esto evitarás realizar compras innecesarias y podrás disponer de un stock de seguridad con el que evitarás roturas de stock.
2. Incremento de las ventas: un software de compras e inventarios disminuye el riesgo de incumplir con ciertos pedidos, traduciéndose a corto y mediano plazo en un aumento de ventas.
3. Satisfacción y fidelización del cliente: una gestión eficiente de inventario es indispensable para respetar los plazos de entrega, logrando que el cliente quede satisfecho.
4. Optimización de tiempo: ¿para qué destinar tiempo a la gestión de compras e inventarios, cuando se pueden automatizar estos procesos? De ese modo, se favorece la reorientación de los recursos a actividades más productivas y necesarias.
5. Disminución de costos: establecer máximos y mínimos de stock ayuda a reducir costos logísticos. A la vez, un software de compras e inventarios posibilita disminuir volúmenes de stock, y por ende, ahorrar en costos de almacenaje.
6. Escalabilidad del negocio: la gestión de las compras y los inventarios se complica a medida que crece el tamaño y la actividad de una empresa. Con un software de compras e inventarios, es mucho más fácil adaptarse a los cambios de la demanda, y al mismo tiempo, a planificar una estrategia de futuro.

Todos los puntos anteriores contribuyen a una mejor planificación logística, aumentando la productividad y reduciendo los errores que ayudarán a que tus clientes queden satisfechos con tus productos.

Fuente: https://blog.bind.com.mx/ Escrito por Bind ERP staff

Mantener las finanzas equilibradas y aprender a superar los números rojos después de una crisis es una tarea crítica, especialmente en un país como México, en donde las pymes aportan el 70 por ciento de los empleos.

Por eso, te invitamos a aprender cómo recuperar las finanzas en una empresa. Comenzaremos definiendo los objetivos a alcanzar y los pasos para efectuar un diagnóstico, para concluir con una serie de buenas prácticas.

Te brindamos 13 consejos para llevar la administración financiera de una empresa.

¿Qué son las finanzas sanas para un negocio?

Así como la salud personal no se trata solo de la ausencia de enfermedades, sino de un estado completo de bienestar, las finanzas sanas en un negocio consisten en el sano equilibrio entre ingresos y gastos, así como entre activos y deudas.

Tal como refiere el sitio The Balance, este estado de bienestar en una empresa puede involucrar:

1. Adecuados niveles de rentabilidad
2. Bajo riesgo o endeudamiento
3. Activos de calidad que cubren fácilmente las deudas
4. Cobranza al día
5. Óptima rotación de inventarios

Como veremos más adelante, las finanzas de una empresa se miden a través de indicadores, métricas o razones, tanto como las que emplean los médicos.

Hablando de un sano equilibrio financiero, no te pierdas nuestro recurso 9 consejos clave para las finanzas de tu negocio.

Pasos para el diagnóstico de las finanzas en una empresa

Dado que la salud es el agregado de una serie de condiciones, para determinar este estado se lleva a cabo un examen o diagnóstico financiero.

En términos generales, consiste en revisar los estados financieros y calcular una serie de indicadores o razones, en lo que se conoce como el método de las razones financieras. Veamos lo que la Harvard Business School nos recomienda.

1. Analiza el balance general de tu negocio

Conocido también como estado de situación financiera, el balance general determina la posición del negocio en cuanto a activos, pasivos y patrimonio de los socios en una fecha específica:

Tanto los activos como pasivos pueden ser corrientes (circulantes) o no corrientes, lo que indica si se pueden convertir en efectivo en el corto o largo plazo.

Estos son algunos puntos de atención cuando analizamos el balance general y que dictan si el negocio ostenta o no unas finanzas sanas:

• Cuánta deuda tiene la empresa y si se concentra a corto o largo plazo
• Cuál es la proporción de esa deuda respecto al patrimonio
• Cuán líquido es el negocio
• Cuánto dinero concentra en efectivo, en cuentas por cobrar y en inventarios
• Si los activos a corto plazo superan los pasivos a corto plazo
• Si los activos en general superan los pasivos.
• Cuánto tiempo le lleva en promedio recuperar las cuentas por cobrar a clientes (Estrategias de cobranza)
• Cuánto tarda en pagar a sus proveedores
• El tiempo promedio que tarda en vender el inventario de mercancías disponibles

2. Revisa el estado de resultados

El siguiente paso para realizar el diagnóstico de las finanzas en una empresa es el estado de resultados.

Se trata del segundo estado financiero y da cuenta de los ingresos, los gastos y las ganancias o pérdidas (resultados) del negocio para un período de tiempo, que puede ir de un mes a un año.

De arriba abajo, el estado de resultados comienza con los ingresos durante el período de tiempo evaluado, a los que se restan los costos de producir o vender para obtener la utilidad bruta o resultado bruto.

Continúa dando cuenta de los gastos que restan a la utilidad bruta para conocer la utilidad antes de intereses e impuestos o resultado operativo.

Finalmente, se deduce lo pagado en intereses e impuestos para generar la utilidad o beneficio neto que se reparte a los socios vía dividendos o se reinvierte en el negocio.

Estos los puntos de atención del estado de resultados en cuanto a la salud financiera:

• Que los ingresos cubran satisfactoriamente todos los gastos, incluidos intereses e impuestos.
• Cuánto crecen los ingresos y la utilidad período a período.
• El porcentaje de cada uno de los resultados respecto a los ingresos.
• Del resultado neto, lo que la empresa paga a los accionistas vía dividendos o reinvierte en el negocio.

3. Examina el estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo es el tercero de los estados financieros de la empresa.

Aunque es el menos conocido, es muy importante por cuanto muestra la forma en que la empresa genera y utiliza su efectivo durante un período de tiempo.

Para ello, las fuentes y usos de efectivo se dividen en tres grandes categorías:

• Operaciones
• Inversión
• Financiación

Cada una de estas posiciones se concilia con un saldo inicial y un saldo final de efectivo.

En cada categoría, un saldo positivo determina un flujo de caja provisto y un valor negativo un flujo de caja usado.

Estos son los síntomas que determinan salud financiera a partir de estado de flujo de efectivo.

4. Elabora y analiza las razones financieras

Las razones financieras complementan la información del análisis de los estados financieros y son una poderosa herramienta para determinar la salud financiera del negocio.

Entendemos por razón a una relación (suma, resta o cociente) entre dos o más cuentas de los estados financieros y pueden ser muy numerosas.

Pero para que su uso sea efectivo, éstas se limitan en número y se agrupan en categorías:

1. Liquidez o solvencia
2. Endeudamiento o riesgo
3. Actividad, calidad o eficiencia de los activos
4. Resultado o rentabilidad

Estas son algunas pautas para evaluar la salud financiera a partir del método de las razones:

• Los índices de liquidez y solvencia deben ser mayores de 1
• El endeudamiento o riesgo debe ser bajos (25% – 33%)
• La rotación de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar debe ser rápida
• Los indicadores de resultados deber mejorar o ser más satisfactorios cada año

Encontrarás una amplia orientación sobre cómo interpretar las razones financieras en nuestra entrega: Método de razones financieras: mejora la gestión de tu negocio.

5 mejores prácticas para lograr unas finanzas sanas

Ya sabes qué son las finanzas sanas y cómo realizar su diagnóstico. Ahora es tiempo de saber algunas recomendaciones para lograr la salud financiera de una empresa.

1. Control de los gastos y trazabilidad

¿Está tu negocio operando de la manera más eficiente?

La respuesta a esta interrogante dependerá en buena medida del manejo y gestión de los gastos.

Ésta es una estrategia tanto financiera como operacional que busca reconocer, hacer seguimiento y control de centros de gastos y otros desembolsos, una práctica que permite ganar competitividad.

Desde gastos de movilidad, hasta útiles de oficina, todo puede convertirse en una vía para el manejo ineficiente y costoso.

Vincular un gasto con su origen es lo que se conoce como trazabilidad y es fundamental para mantener los costos, gastos y otras erogaciones bajo control.

Una forma de llevar la trazabilidad a otro nivel es con la integración, automatización e informes en tiempo real que brindan herramientas como los software de administración, especialmente los sistemas ERP.

2. Gestión de inventarios

Inventario o existencias de mercancía es sinónimo tanto de costos, como de capital invertido: los primeros se incrementan y el segundo se subutiliza cuando la rotación de inventarios no es la adecuada.

Un control eficiente de los inventarios garantizará que tengas las cantidades correctas de existencias disponibles en el momento adecuado, para que el capital no quede inmovilizado innecesariamente.

Además, este control eficiente también reducirá costos de seguridad, de caducidad u obsolescencia, el dañino robo hormiga y la merma de inventarios.

La implementación de herramientas como los sistemas ERP para realizar un seguimiento de las entradas, salidas y los niveles de inventarios, te permite optimizar la gestión y con ello liberar efectivo.

Así, lograrás una mayor rotación del efectivo con su consecuente impacto en los resultados y las finanzas.

3. Cobranza

Las cuentas por cobrar a clientes representan otra fuente de capital invertido y costos que debe optimizarse.

No exageramos al señalar que pocas prácticas son tan dañinas para las finanzas como vender y no cobrar… y que ello se mantenga en el tiempo.

La mala gestión de las cuentas por cobrar o la cartera de deudores resulta en capital inmovilizado, uno que de forma inadvertida infla los activos del negocio y puede traer severos problemas de liquidez y tener que recurrir a deudas innecesarias.

Todos estos conceptos se relacionan por cuanto, detrás de una elevada razón de solvencia o liquidez financiera puede estar una cartera de cuentas por cobrar que no se recuperan y que redundan en elevados costos de gestión y cobranzas infructuosas.

Agilizar el proceso de cobranzas, por otro lado, dinamiza el flujo de caja, asegura las metas y los resultados para la sustentabilidad de la empresa. Por ello es fundamental para recuperar las finanzas en una empresa.

Conoce cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!

4. Servicios contables

Si las cuentas de tu negocio no se mantienen al día, sin un control de gastos ni una facturación oportuna y consistente, podrías estar perdiendo dinero sin siquiera saberlo.

Además, tu negocio debe cumplir con una serie de formalidades de índole fiscal, evitando multas o sanciones; para eso y mucho más, ocupas los servicios de un contador.

Un buen contador es tu asesor administrativo, financiero y fiscal, que te ofrece datos, cifras y análisis para la toma de decisiones oportunas, entre ellas:

• Adecuada administración de los activos
• Gestión del efectivo y tesorería
• Conformación de la estructura de capital idónea
• Opciones de financiamiento
• Auditoría y cumplimiento

Entérate de lo que un contador puede hacer por tu empresa en tiempos de crisis.

5. Software contable o sistema ERP

Ya hemos visto en cómo los sistemas de gestión te permiten llevar un mejor registro, seguimiento, control y acceso a información integrada, prácticamente en tiempo real.

Labores como la gestión del efectivo y flujo de caja, conciliación bancaria, cobranza, control de inventarios, facturación electrónica, reportes financieros y el cumplimiento fiscal encuentran un amplio respaldo en los sistemas ERP.

Toda la información administrativa y financiera: ventas, compras, gastos, inventarios es recogida por los sistemas ERP y generan una base sólida para que áreas como finanzas o tesorería levanten presupuestos con una base coherente y un mejor control de gastos.

Además, todo este soporte de información genera la base para el establecimiento de estándares, gestión de brechas o desviaciones, auditorías e informes de cumplimiento.

Agilidad e inmediatez a la información conduce a una toma de decisiones sustentada y oportuna y como intuirás, todo circunda en torno a una gestión financiera saludable.

¿Por qué es importante mantener unas finanzas sanas en tu negocio?

Volviendo a la comparación entre salud financiera y salud personal de un individuo, la suma de ciertos factores de riesgo nos vuelve más o menos propensos a padecer complicaciones de alguna enfermedad.

De la misma forma, cualquier complicación operativa o de mercado de un sector puede hacer sucumbir a una empresa con endeudamiento elevado y no afectar tanto a otra con una sana administración de las deudas.

Por ejemplo, en el 2020, durante lo peor de los confinamientos, más de un millón diez mil mipymes en México desaparecieron por problemas financieros.

Sin embargo, desde antes de la pandemia, la mala administración de las finanzas ya figuraba como principal causa de cierre para las pymes.

Como propietarios de negocios, es buena idea que aprendamos a identificar tanto los signos que dictan un estado de bienestar financiero, como aquellos flagelos que pudieran atentar contra las finanzas en una empresa.

Fuente: Bind ERP staff https://blog.bind.com.mx/ 

Según cifras del Banco Mundial, México se sitúa en el puesto 15 del ranking de las mayores economías del mundo. En el continente americano se ubica como la cuarta economía, por debajo de Estados Unidos, Brasil y Canadá, y por encima de países como Argentina, Colombia y Chile.

Y aunque hoy en día, la economía mexicana está experimentando cambios debido a variaciones estructurales realizados por Estados Unidos (su mayor socio comercial), el panorama luce esperanzador; más de 4 millones de PYMES en México están generando el 72% del empleo y el 52% del PIB nacional, de acuerdo a resultados de la Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (ENAPROCE) realizada en el 2015, y a los Censos Económicos 2014 del INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía).

Principales características de la PYMES en México

Diversos estudios del INEGI y otras instituciones, como la FAEDPYME (Fundación para el Análisis Estratégico y Desarrollo de la Pequeña y Mediana Empresa), arrojan datos estadísticos  que nos ayudan a observar un panorama mucho más amplio de las PYMES en nuestro país:

• Aproximadamente el 31% de las PYMES están dirigidas por mujeres y el 69% por hombres.
• El 45% de las empresas han estado activas por lo menos 12 años y 75% de estas son negocios familiares.
• De acuerdo a la Secretaría de Economía (SE), la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP),
  las empresas mexicanas se clasifican de acuerdo al número de trabajadores y ventas anuales.

¿Cuáles son los principales retos de las PYMES en México?

• Bajo crecimiento y poca escalabilidad en el país: Según el Reporte de Crédito de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas en México, realizado por Konfío, el 7 de cada 10 empresarios y emprendedores señalan que la falta de acceso a créditos es la principal limitante de su crecimiento.
• Falta de productividad: De acuerdo a la OCDE, la productividad de las empresas grandes en México es 6.3 veces superior al de las microempresas, 2.9 veces superior al de las pequeñas y 1.7 veces mayor al de las empresas medianas.
• Innovación tecnológica: Estudios de Zoho Corp estiman que sólo 6% de las PYMES aprovecha las TICs, las cuales ayudan a mejorar su productividad.

En conclusión, resta un largo camino para las PYMES en México; sin embargo, ten en cuenta que no existen negocios pequeños, sino ideas grandes que con esfuerzo y constancia lograrán materializarse y superar toda expectativa. Enfrenta tus paradigmas y alcanza el éxito con ayuda de todas las herramientas que tengas a tu alcance.

Recuerda que las oportunidades están a la orden del día y ninguna idea por pequeña que sea debe menospreciarse, ya que no sabes en qué momento puede llevarte al negocio de tu vida. ¡Comienza hoy mismo!

Fuente: Por Bind ERP https://blog.bind.com.mx/