Conoce los secretos de un intercambio eficaz.

Primer consejo de comunicación efectiva por Email

Cuando tengas que enviar o responder un correo electrónico identifica tu objetivo y a quién te diriges.

Es decir define:

a) Si tu intención es generar, responder, informar o influenciar.

b) Si el destinatario te conoce personalmente, si es alguien formal, si te comunicas con él frecuencia, si lo envías por primera vez o es en respuesta a un correo que recibiste. Si lo diriges a un superior, a un compañero, a un cliente, o a una sección y no sabes quién será el receptor.

Lo que te recomiendo es que siempre hagas de un mail, un medio de comunicación personalizado. Cuando abrimos un correo electrónico nuestra expectativa es que se dirijan a nosotros con nuestro nombre escrito correctamente.

Una de las reglas de oro para escribir correos electrónicos eficaces es responder al acrónimo YAMQ (“¿Y a mí qué?”), versión en español de la sigla anglosajona WIIFM (“What´s in it for me?”). Para lograrlo, te sugiero hablarle a tu destinatario en la forma más directa posible. ¿Cómo? Informándole:

Qué le ofreces

En qué lo beneficias

En qué mejoras su trabajo o su vida

Leer un mail esperando que te hablen sólo a ti es un patrón universal de conducta.

Aunque tengas que enviar una serie de mails o una campaña: personaliza cada correo, uno por uno. Para eso, existen innumerables programas y aplicaciones que lo harán por ti en forma automática, Constant Contact y MailChimp son los más populares.

Segundo consejo de comunicación efectiva por Email: Oprime tu propio botón de STOP

Muchas veces terminamos de leer un mail y clickeamos responder en forma automática, tal vez sin habernos detenido a pensar qué o cómo lo queremos escribir exactamente. Esto no representa ningún problema, excepto que, también, clickeemos inmediatamente enviar en forma automática.

Para lograr una comunicación efectiva por E-Mail necesitas responder los correos electrónicos con máxima eficacia. Te sugiero que tengas los siguientes cuidados:

1. Léelo más de una vez antes de responderlo.

2. No te quedes con la primera respuesta que escribiste en forma automática. Si bien la información puede ser acertada, tal vez el modo o el estilo no lo sean. O quizá pueda prestarse a alguna confusión. Por lo tanto:

Chequea que tu mensaje sea claro, conciso y directo.

Haz todas las correcciones ortográficas y de tipeo que consideres necesarias.

Si es un mail muy importante y tienes la posibilidad, no lo envíes el mismo día que lo escribiste.

Si eso no es posible, haz una pausa antes de mandarlo: sal de tu escritorio u ocúpate de otro asunto. Olvidarte del tema y volver a leerlo “en frío” te va a ayudar a verlo y analizarlo desde otro ángulo.

Tercer consejo de comunicación efectiva por Email: Ten las respuestas a estas preguntas antes de enviar un correo electrónico.

Los siguientes detalles aumentarán tu efectividad en la comunicación y reflejarán una alta solvencia profesional.

El éxito de nuestra carrera profesional depende de algunos aspectos puntuales en la comunicación escrita que debemos tener en cuenta. Si quieres lograr una comunicación efectiva por E-mail, antes de enviar uno, te sugiero que te respondas a ti misma algunas preguntas básicas:

¿Sé cuál es el propósito principal de mi mail: informar o influenciar? ¿Logro transmitirlo?

¿Me puse en el lugar de mi lector y tuve en cuenta su punto de vista?

¿Incluyo una frase clave que reúna y exprese en forma concisa qué quiero lograr de mi destinatario?

¿Introduje toda la información imprescindible? ¿Descarté toda la superflua o redundante?

¿El mensaje quedó organizado en forma lógica, clara, concisa y directa?

Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que releas tu mail haciendo foco en el ítem a mejorar. Ten en cuenta que una vez que el mensaje llegó a destino ya no podrás modificarlo.

Para lograr una comunicación efectiva por E-mail es muy útil invertir tiempo en corrección.

Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula de tiempo de dedicación es: 1/3 de redacción + 2/3 de corrección.

Invertir tiempo en personalizar la comunicación con tus destinatarios te ayudará a establecer vínculos más cercanos y a fidelizar a los lectores de tus correos. Aprovecha cada oportunidad de contacto para demostrar tu excelencia.

Fuente: Betina Bensignor The Red Shoe Movement. https://www.linkedin.com/in/betina-bensignor-6b820317/

No podemos comunicar de menos. Pero tampoco de más.

¿Cuál es hoy el punto de equilibrio en la comunicación? Me gusta la frase: “Donde está el problema está la solución”. En un momento signado por el miedo y la confusión, nada mejor que ofrecer algunas tranquilidades, orden y claridad.

Primero: hablemos de contexto

1. Analía es cajera en un negocio. Está todo el día expuesta al público, no puede ayudar a su madre de 70 años que vive sola.

2. Juan Ignacio es gerente de sistemas. Su esposa es médica y cuando vuelve de atender se aísla en el cuarto de servicio. Él atiende la casa, los hijos, la esposa y el trabajo.

3. Esteban es operario. Vive en un barrio humilde con su mujer y sus tres hijos, que para tomar clases tienen que compartir la única computadora que hay en la casa.

5. Martín es supervisor de sucursal en un banco. Uno de sus colaboradores tiene coronavirus.

6. Osvaldo es gerente de RR.HH. Está coordinando una capacitación para empleados de toda Latam y su conexión a internet es inestable.

¿Correspondería comunicar a todos lo mismo, en la misma dosis y por el mismo canal? Con tantas realidades superpuestas, lo primero que hay que tener en cuenta es generar un contexto. Y luego, conocer las particularidades de los diferentes actores dentro y fuera de la empresa.

Segundo: comuniquemos con claridad

Según Peter Drucker, el 60% de los problemas en una empresa son por mala comunicación. Estos pueden deberse a:

• Falta o exceso de información
• Temas tratados sin estrategia
• Mala elección de las vías de comunicación
• Falta de lógica o progresión
• Imprecisión y uso de ideas abstractas
• Mal uso de signos de puntuación
• Lenguaje complejo o técnico

Comunicación minimalista y Lenguaje claro

El minimalismo surgió en la década del 60. Como toda forma de arte, fue un intento de poner orden en un mundo caótico. Basado en la utilización de lo mínimo y esencial, sin elementos sobrantes, la frase que resume su filosofía es: «menos es más», algo que debemos poner en práctica si queremos comunicar eficazmente en el contexto actual.

Las características principales del minimalismo son: economía de lenguaje y de medios, orden, precisión, sencillez, reducción y síntesis. Es decir: ir directo al punto, no dar lugar a dudas ni a interpretaciones diversas.

La obra de los minimalistas podía captarse en su totalidad de una sola vez y en forma inmediata. Cualquiera podía entenderla a primera vista. Esto es lo que tenemos que lograr con los textos: no hay tiempo para leer dos veces, no hay segundas oportunidades si un mail se pierde en un océano de datos.

Pero sobre todo, no podemos redactar un protocolo, un instructivo o una señalética que den lugar a dudas en su interpretación, porque esto puede entrañar riesgos serios para la salud, además de problemas legales y reputacionales.

La propuesta de Lenguaje claro promueve una comunicación eficaz, democrática y segura. Esta normativa, ya extendida en todo el mundo, pone las necesidades del lector al centro y establece que un texto es claro cuando quien lo lee puede encontrar la información que busca, entenderla y usarla. Si falla alguno de estos aspectos, no estamos siendo eficaces en nuestra comunicación.

El principal beneficio del uso del Lenguaje claro es evitar errores, y el ida y vuelta de aclaraciones, por lo tanto optimiza gestiones, reduciendo tiempos, costos y riesgos. A la vez, promueve la transparencia y el acceso a la información pública y, especialmente, genera confianza y credibilidad, dos de los valores que rankean más alto en la actualidad.

Esta técnica de redacción se adapta a información jurídica, financiera, de salud, instructivos, protocolos, manuales de compliance, procedimientos y experiencia de usuario, entre otras aplicaciones. Pero además, de una manera más fácil y clara, no solo evita riesgos: también facilita nuestra tarea.

Porque el que comunica bien no necesita comunicar dos veces.

Fuente: Betina Bensignor, coach de escritura.

https://www.linkedin.com/in/betina-bensignor-6b820317/