comunicación escrita para pymes – Expo Pyme Latam https://expopyme.com.ar Conectate al mundo Mon, 08 Nov 2021 13:29:54 +0000 es hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.2.2 https://expopyme.com.ar/wp-content/uploads/2021/07/cropped-expopyme_ico-32x32.png comunicación escrita para pymes – Expo Pyme Latam https://expopyme.com.ar 32 32 Comunicación Efectiva por Email: 3 Consejos Clave https://expopyme.com.ar/2021/11/08/comunicacion-efectiva-por-email-3-consejos-clave/ Mon, 08 Nov 2021 13:25:42 +0000 https://expopyme.com.ar/?p=3951 La comunicación efectiva por Email es una puerta al éxito en tu carrera profesional. Pero ten en cuenta que para mantener una comunicación asertiva por mail no basta con redactar bien. Es fundamental generar correos electrónicos eficaces que logren el objetivo planteado y te devuelvan respuestas puntuales y concretas.

mensaje en una botella
El mensaje siempre debe llegar a destino

 

Conoce los secretos de un intercambio eficaz.

✅Primer consejo de comunicación efectiva por Email

Cuando tengas que enviar o responder un correo electrónico identifica tu objetivo y a quién te diriges.

Es decir define:

a) Si tu intención es generar, responder, informar o influenciar.

b) Si el destinatario te conoce personalmente, si es alguien formal, si te comunicas con él frecuencia, si lo envías por primera vez o es en respuesta a un correo que recibiste. Si lo diriges a un superior, a un compañero, a un cliente, o a una sección y no sabes quién será el receptor.

Lo que te recomiendo es que siempre hagas de un mail, un medio de comunicación personalizado. Cuando abrimos un correo electrónico nuestra expectativa es que se dirijan a nosotros con nuestro nombre escrito correctamente.

Una de las reglas de oro para escribir correos electrónicos eficaces es responder al acrónimo YAMQ (“¿Y a mí qué?”), versión en español de la sigla anglosajona WIIFM (“What´s in it for me?”). Para lograrlo, te sugiero hablarle a tu destinatario en la forma más directa posible. ¿Cómo? Informándole:

Qué le ofreces

En qué lo beneficias

En qué mejoras su trabajo o su vida

Leer un mail esperando que te hablen sólo a ti es un patrón universal de conducta.

Aunque tengas que enviar una serie de mails o una campaña: personaliza cada correo, uno por uno. Para eso, existen innumerables programas y aplicaciones que lo harán por ti en forma automática, Constant Contact y MailChimp son los más populares.

textos de mail
La comunicación efectiva por Email siempre es personalizada Photo Credit: SendBlaster

✅ Segundo consejo de comunicación efectiva por Email: Oprime tu propio botón de STOP

Muchas veces terminamos de leer un mail y clickeamos responder en forma automática, tal vez sin habernos detenido a pensar qué o cómo lo queremos escribir exactamente. Esto no representa ningún problema, excepto que, también, clickeemos inmediatamente enviar en forma automática.

boton stpo
Nunca respondas un mail por impulso Photo Credit: TiendaNube.com

Para lograr una comunicación efectiva por E-Mail necesitas responder los correos electrónicos con máxima eficacia. Te sugiero que tengas los siguientes cuidados:

1. Léelo más de una vez antes de responderlo.

2. No te quedes con la primera respuesta que escribiste en forma automática. Si bien la información puede ser acertada, tal vez el modo o el estilo no lo sean. O quizá pueda prestarse a alguna confusión. Por lo tanto:

Chequea que tu mensaje sea claro, conciso y directo.

Haz todas las correcciones ortográficas y de tipeo que consideres necesarias.

Si es un mail muy importante y tienes la posibilidad, no lo envíes el mismo día que lo escribiste.

Si eso no es posible, haz una pausa antes de mandarlo: sal de tu escritorio u ocúpate de otro asunto. Olvidarte del tema y volver a leerlo “en frío” te va a ayudar a verlo y analizarlo desde otro ángulo.

✅Tercer consejo de comunicación efectiva por Email: Ten las respuestas a estas preguntas antes de enviar un correo electrónico.

mujeres con lupa
Considera el punto de vista del otro para una comunicación efectiva por email Photo Credit: Estampas.com

Los siguientes detalles aumentarán tu efectividad en la comunicación y reflejarán una alta solvencia profesional.

El éxito de nuestra carrera profesional depende de algunos aspectos puntuales en la comunicación escrita que debemos tener en cuenta. Si quieres lograr una comunicación efectiva por E-mail, antes de enviar uno, te sugiero que te respondas a ti misma algunas preguntas básicas:

¿Sé cuál es el propósito principal de mi mail: informar o influenciar? ¿Logro transmitirlo?

¿Me puse en el lugar de mi lector y tuve en cuenta su punto de vista?

¿Incluyo una frase clave que reúna y exprese en forma concisa qué quiero lograr de mi destinatario?

¿Introduje toda la información imprescindible? ¿Descarté toda la superflua o redundante?

¿El mensaje quedó organizado en forma lógica, clara, concisa y directa?

Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que releas tu mail haciendo foco en el ítem a mejorar. Ten en cuenta que una vez que el mensaje llegó a destino ya no podrás modificarlo.

Para lograr una comunicación efectiva por E-mail es muy útil invertir tiempo en corrección.

Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula de tiempo de dedicación es: 1/3 de redacción + 2/3 de corrección.

Invertir tiempo en personalizar la comunicación con tus destinatarios te ayudará a establecer vínculos más cercanos y a fidelizar a los lectores de tus correos. Aprovecha cada oportunidad de contacto para demostrar tu excelencia.

Fuente: Betina Bensignor The Red Shoe Movement. https://www.linkedin.com/in/betina-bensignor-6b820317/

]]>
Cómo expresar ideas con claridad. ¡Todo lo que siempre quisiste saber! https://expopyme.com.ar/2021/09/05/como-expresar-ideas-con-claridad-todo-lo-que-siempre-quisiste-saber/ Sun, 05 Sep 2021 16:11:01 +0000 https://expopyme.com.ar/?p=3459 Comunicación clara como el agua

La claridad es la cualidad indispensable para que nuestro interlocutor lea o escuche y comprenda sin dificultad lo que queremos comunicarle. Esto incluye tanto el sentido como el propósito. Por eso, olvídate de mensajes difíciles, aburridos o confusos. Cuanto más directo llegues al punto, mejor te comprenderán. Y más te lo agradecerá tu interlocutor.

En un texto es importante que chequees y resuelvas los 8 problemas de claridad más frecuentes:

  1. Exceso o falta de información
  2. Falta de hilo conductor
  3. Conceptos sin definir o definidos en forma compleja
  4. Temas tratados vagamente, sin estrategia
  5. Desorden o falta de lógica en el orden de la información
  6. Presentación con ideas abstractas
  7. Mal uso de los signos de puntuación, que crean confusión
  8. Uso de un lenguaje excesivamente técnico, inexacto o ambiguo

Como habrás observado, muchos de los aspectos anteriores aplican tanto a la comunicación escrita como a una conversación. Cuando vas a expresar tus ideas: “Procura, no que alguien te pueda entender, sino que nadie pueda dejar de entenderte” (adoro esta frase de Quintiliano).

¿Quieres ser más asertiva al hablar? ¡No te pierdas este post sobre cómo lograrlo!

4 claves para expresar tus ideas con claridad

1-Definir tu objetivo. ¿Qué es lo que quieres lograr? ¿Vas a informar, argumentar, describir o persuadir? No es lo mismo transmitir una información, como por ejemplo el horario de trabajo a un nuevo empleado, que argumentar ante un comité acerca de una falla o redactar un texto persuasivo para aumentar las ventas. Define puntualmente cuál es tu propósito, recuerda el proverbio que dice: “Una flecha sin un objetivo jamás dará en el blanco”.

2-Conocer tu audiencia. ¿Hablarás frente a tu equipo de colaboradores, con un posible comprador, ante un grupo de desconocidos? Tu interlocutor, ¿conoce suficiente sobre el tema o requerirá un mensaje más explicativo? ¿Sabes qué edad tiene, cuál es su formación cultural? ¿Crees que tendrás que vencer obstáculos o que tendrá una actitud receptiva? ¿Cuál es el mejor tono para dirigirte a él/ella?

Intenta ver el tema desde supunto de vista y no desde el tuyo y adecúa los contenidos a surealidad. Para esto puedes emplear la técnica de las 3 haches:

  1. Haz que se implique: dirígete a esa persona o a ese grupo de personas en particular. Aprende sus nombres y utilízalos durante tu comunicación.
  2. Hazte las preguntas que podrían realizarte y asegúrate de que tu escrito o tu conversación las responderán. Puedes incluirlas como disparadores en una conversación o como subtítulos en un texto.
  3. Haz que se interesen. Comienza siempre con lo más relevante, relaciónalo con tu lector o tu audiencia. Incluye únicamente detalles relevantes.

Recuerda: “Conoce a tu audiencia como a ti misma”.

3-Conocer el contexto en el cual darás a conocer tu idea. Una conversación cara a cara ofrece innumerables ventajas a la hora de persuadir o de transmitir información sensible. Sin embargo, un texto escrito permite una aproximación al tema sin presiones de tiempo ni de comentarios de terceros Además facilita la reflexión. ¿Tu mensaje será leído en un Smartphone, en un informe impreso o será escuchado en vivo? Conoce a fondo las diferencias entre la comunicación oral y la escrita para decidir a tu favor qué método usar. Porque es bueno tener presente que “Comunicar es mucho más que decir”.

4-Armar una estrategia. Traza un bosquejo de tu objetivo, tu audiencia, el tema principal y los temas secundarios, define cuál canal vas a utilizar para expresar tus ideas y organiza tu texto o tu exposición momento a momento. La técnica de las 8 preguntas te ayudará a incluir la información esencial que no debe faltar:

  1. ¿Qué?
  2. ¿Quién?
  3. ¿Dónde?
  4. ¿Cuándo?
  5. ¿Por qué?
  6. ¿Cómo?
  7. ¿Cuál?
  8. ¿Cuántos?

Tips para expresarte con claridad por escrito

Toma nota de los siguientes consejos y estarás comunicándote como una experta:

Una idea por oración. Para facilitar la comprensión cada oración debe contener sólo un concepto. Evita conectar frases con ¨y¨, ¨por lo tanto¨, ¨en consecuencia¨. Es preferible reemplazar esos conectores por punto seguido y convertir lo que sigue en una nueva oración.

Usa la redacción directa. Yendo al punto llegarás directamente a la idea central y ganarás en sencillez y comprensión:

Respeta la estructura Sujeto-Verbo-Complemento. Nombra primero al sujeto y acomoda las acciones según el orden en que se producen. Es más claro expresar quién hace qué desde el comienzo de la oración y luego incluir el resto de la información. El maestro Yoda, personaje emblemático de Star Wars decía: “Difícil mi misión es, pero imposible no”. Poner el verbo al final le da ese toque peculiar tan característico. Es lo que justamente tenemos que evitar si queremos hablar de manera “normal”.

No “escondas” información importante en medio de la oración. En lugar de decir: “Con respecto a la reducción de los costos, la gerencia ha elaborado diversas propuestas”, dilo en forma directa: “La gerencia elaboró diversas propuestas para reducir los costos”.

EVITA ELIGE
Con la finalidad deDebido a que o Dado el hecho

Con anterioridad/con posterioridad

Debes dar tu consentimiento autorizando la entrega

Hacer un estudio de los efectos

Sirve para hacer reducciones

Cierto número de

Para/Porque

Antes/después

Debes autorizar la entrega

Estudiar los efectos

Reduce

Algunos

Bonus track

El genial George Orwell escribió en 1946 en el ensayo La política y el lenguaje sus 5 reglas para una escritura efectiva:

  1. Jamás uses una metáfora o cualquier otro recurso del habla que estés acostumbrado a ver publicada. Hay que evitar usar frases-gancho demasiado utilizadas, por ejemplo “estar en manos de”, “el talón de Aquiles” y otras.
  2. Nunca uses una palabra larga donde puedas usar una corta. Usar palabras largas no hará que suenes más inteligente. Además, usadas de forma incorrecta tendrán el efecto contrario y sonarás pretencioso y arrogante.
  3. Si es posible acortar una oración, hazlo. La gran literatura no es más que el máximo significado de una idea expresado con el más simple de los lenguajes. Cada palabra que no contribuye al significado del texto le quita fuerza. Menos es más. Siempre.
  4. Nunca uses la forma pasiva si puedes usar la activa.  Un ejemplo: El hombre ha sido mordido por el perroes una frase en forma pasiva. Para hacerlo activo di: El perro mordió al hombre. La voz activa es más directa y tiene mayor fuerza.
  5. Rompe cualquiera de estas reglas tan pronto como lo que digas se vuelva ridículo. Esta regla extra es la que reúne a todas las demás. Por encima de todo, asegúrate de usar el sentido común.

Ya sea por escrito o en una conversación, si tu mensaje suena natural tendrá más chances de ser bien recibida y aún más de ser bien comprendida. Y recuerda la recomendación de la poeta chilena Gabriela Mistral: “No digas todo lo que piensas, pero piensa todo lo que dices”.

 

Fuente: Betina Bensignor, coach de escritura.

https://www.linkedin.com/in/betina-bensignor-6b820317/

]]>