Por supuesto que es un desafío y no hay soluciones mágicas, pero hay muchos especialistas que acuerdan en ciertos consejos que pueden ayudarnos a la hora de ir en búsqueda de un aumento de nuestra concentración:

Tener un buen descanso: Básico, pero al mismo tiempo algo que no suele hacerse como es debido. La falta de un descanso de calidad afecta de manera directa sobre nuestras capacidades cognitivas pero incluso esto va más allá, ya que la falta de sueño genera una baja de nuestras defensas e incrementa nuestro estrés. No menospreciemos la importancia de un buen descanso, al menos unas siete horas es lo recomendable, tratando de alejarnos por completo en este período de las pantallas y en especial del celular.

Tomar mucha agua: Aunque no lo creas, la falta de hidratación tiene efectos comprobados en el cuerpo y en la mente. Un cuerpo deshidratado se va a sentir cansado, con dolores de cabeza, mal humor y por supuesto con problemas para hacer foco en lo importante. Importante además es que sea agua y no otras bebidas, muchos apuntan a la cafeína y las gaseosas, pero su alto niveles de cafeína y azúcar no son recomendables.

Evitar los carbohidratos: Al igual que dormir, nuestra alimentación es fundamental a la hora de analizar el funcionamiento de nuestro cuerpo. Por lo general solemos llegar con hambre, abrimos la alacena y vamos a lo primero que encontramos, que por lo general nunca son alternativas saludables. Los carbohidratos y sobre todo los azúcares generan adicciones casi de forma inconsciente.

Mantén distancia de las redes sociales: Algo que ya hemos comentado en este espacio, las redes son increíbles para distendernos, conectar con amigos y clientes así como también publicar contenido de interés, pero al mismo tiempo también son un peligro cuando queremos buscar estar concentrados, es un espacio donde es muy fácil perderse mediante el scrolleo de publicaciones.

No al multitasking: Lo repetiremos muchas veces porque es la base de la productividad, todo se hace de a una tarea por vez, eliminemos el multitasking. Seguramente pensarás “no puedo, el flujo de trabajo es demasiado, necesito el multitasking”, bueno analiza entonces los resultados que estás teniendo con ello, ya que lo más probable es que ninguna de las tareas que se hagan combinadas se estén haciendo correctamente. Analiza tu productividad y busca la mejor manera de no recurrir al multitasking.

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com |

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Tenemos una alternativa que puede servirte.

El experto en ventas Brian Tracy sostiene que el “20% de tus actividades te darán el 80% de los resultados” lo que dicho de otra forma significa que si tu día a día se compone de 10 actividades, solamente dos de ellas serán las más relevantes.

Por supuesto que las 8 actividades restantes deben ser atendidas, pero el objetivo será siempre ir tras lo importante y más relevante como prioridad.

Aquí te compartimos cinco consejos para comenzar a aplicar la regla 80/20

1-Revisa tus tareas: Repasa por un momento tu día, ¿realmente todas tus tareas son relevantes? y lo más importante, ¿no hay ninguna que puedas delegar? Muchas veces acaparamos gran cantidad del flujo laboral pudiendo apoyarnos en nuestro equipo. Tomate tu tiempo para este paso.

2-Analiza objetivos por actividad: Como mencionamos anteriormente, el objetivo es separar las actividades más importantes. Las preguntas guías aquí pueden ser: ¿Cuáles de estas tareas son urgentes? ¿Cuánto tiempo invierto en cada tarea? ¿Qué tan útil es esta tarea a la hora de alcanzar mis objetivos?.

3-Eliminar distracciones: Como sabemos, la distracción es el peor enemigo de la productividad. Redes sociales, correos electrónicos, Whatsapp, no todo es urgente e importante, solo enfócate en lo que más resultados te brinda.

4-Revisa tu feedback de clientes: No es cuestión de eliminar a los clientes más complicados, sino se trata de priorizar a los más rentables, los que te permiten trabajar de forma eficaz.

5-Prepara tiempo libre: El tiempo libre también debe ser parte del día a día, tomate tu tiempo para hacer ejercicio o también para tener pequeños cortes durante el día, siempre con un sistema que lo contenga. Si nuestra mente no está descansada, no podremos diferenciar las tareas más importantes.

Es fundamental que esto no se trata de trabajar menos, sino de hacerlo de forma más eficiente, apuntando principalmente a las tareas más importantes.

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

Evita el multitasking: El que mucho abarca, poco aprieta. No es solo un dicho popular, es la realidad. Hay algunas corrientes que sostienen que quien se lanza al mundo profesional de hoy tiene que hacer varias cosas al mismo tiempo, eso no es verdad.

No te detengas con tareas personales: Revisar el Whatsapp personal, nuestro corrreo electrónico suele ser una de las grandes trampas hoy en día. Digamos que respondiste un mail por un estudio médico, ese correo generó una respuesta mientras respondes el segundo, provocando que nunca puedas salir de allí, mientras al lado tuyo los pendientes laborales se apilan a montones. Divide bien el tiempo que necesitas para las asignaturas personales.

Delega: Usa tu equipo, tus colaboradores. Uno no puede con todo solo y el creer que sí es una de las principales trabas a la hora de ser productivos.

Evalúa tus resultados: ¿Cómo estuvo tu productividad el día de hoy? ¿Hiciste lo que te propusiste o debiste “patear” algunos pendientes para el día siguiente? La evaluación es una herramienta importante para la productividad y puede ser un breve momento que te tomes antes de ir a dormir.

Controlar los descansos: Si bien es necesario equilibrar nuestro tiempo de descanso y trabajo, el abusar de las pausas en la jornada laboral puede perjudicarnos. Lo ideal es equilibrar aproximadamente 90 minutos de trabajo con máximo esfuerzo y tomar descansos de 10 o 15 minutos.

No improvises: Planifica tu día, no hay mejor idea para mejorar la productividad que anticiparnos a lo que puede venir. Divide tus pendientes según su importancia para solo enfocarte en lo importante.

No uses solo tu memoria: Muchos confían en la capacidad natural para retener todo, eso no solo no es efectivo sino que tampoco es necesario, se pueden generar listas de pendientes para que nuestra mente solo se enfoque en lo que estamos haciendo en ese momento.

Todos sabemos que hay muchas tareas con las que se pierde demasiado tiempo. Tiempo valioso que se puede utilizar para crear estrategias que hagan crecer al negocio. La automatización de procesos ofrece una oportunidad única para mejorar la calidad y eficiencia de procesos.

¿CÓMO PUEDO AUTOMATIZAR PROCESOS EN MI NEGOCIO?

Asombra saber la cantidad de tareas aburridas y repetitivas que se pueden automatizar. No importa el tamaño de la empresa, la automatización es útil hasta para un proyecto de tan solo una persona.

VENTAS Y COBRANZAS

El Excel es la estrella de esta área ya que es una herramienta versátil, pero que puede traer grandes dolores de cabeza porque con tantas planillas se pueden cometer muchos errores.

Un software de gestión como el de Xubio es una de las tecnologías que permiten automatizar procesos ya que se pueden centralizar todos los datos y evitar errores al ingresar los movimientos vinculados a una operación desde un mismo lugar.

Es posible generar presupuestos y facturas electrónicas con solo un clic y enviarlos a clientes desde la misma plataforma. De forma automática se actualizará la contabilidad, las cuentas corrientes de clientes y el stock.

Si contás con una tienda online como Mercado Libre o Tienda Nube, también podés importar todas tus operaciones para facturar más fácil y rápido.

Además, este tipo de softwares trabaja en la nube por lo que podés chequear todo desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

COMPRAS Y PAGOS

La gestión de órdenes de compra, remitos, recepción de facturas y pago a proveedores también es un proceso que se puede automatizar con un software de gestión.

La conciliación bancaria automática también es posible con las nuevas herramientas. De esta forma, se facilita la precisión del registro y la integridad de las operaciones.

Manteniendo al día los registros de cobros y pagos, podemos realizar un mejor seguimiento de las cuentas corrientes de clientes, proveedores y finanzas. También podemos hacer un seguimiento de los cheques pendientes de cobro y gestionarlos al día.

PROYECTOS

Otra manera de automatizar procesos es a través de herramientas como Trello, Asana, Slack, Proyect Manager, Bitrix24.

La gestión de proyectos con ideas claras y organización provee a la organización de visión, motivación y un propósito.

Por ello, estas herramientas colaborativas son tan relevantes para facilitar el cumplimiento de los objetivos planteados. Favorecen la comunicación entre todos, la organización de tareas y el control de los resultados obtenidos.

Si bien muchas veces es necesario la atención de un ser humano, los chatbots pueden acelerar los procesos de respuestas predecibles.

También podrías incorporar un CRM para optimizar y organizar las relaciones con  clientes de forma más efectiva. Microsoft Dynamics, Zendesk, Salesforces son solo algunas de las herramientas que podrías utilizar.

MARKETING Y REDES SOCIALES

Existen algunas plataformas que permiten centralizar las distintas técnicas de marketing digital. El Social Media, Content Creation, Email Marketing se puede controlar y optimizar con dichas plataformas.

BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

Aumento de la productividad: Se logra al eliminar las tareas manuales y repetitivas. En consecuencia, los tiempos de trabajo se reducen y aumenta la productividad.

Ahorro de dinero: El esfuerzo que se deja de volcar en tareas manuales y la optimización de tareas se traduce en un ahorro de dinero.

Minimización de errores: Los sistemas de gestión suelen realizar controles internos y advierten el ingreso de información duplicada o de un período incorrecto.

Obtener información más precisa: Al favorecer la integridad de los datos y evitar errores podemos contar con información mucho más exacta y confiable.

Mejorar la calidad de las operaciones: El acercamiento a la precisión a través de la automatización de procesos nos provee de operaciones de mejor calidad.

Fuente: Fernando Arzuaga CEO y Co founder de Xubio. https://www.cronista.com/pyme/

Kaizen es muy popular en el nivel empresarial, ya que tiene una filosofía de inclusión que permite que todos los miembros de la organización se involucren en el proceso de desarrollo, lo que se traduce en el incremento del desempeño. Esta herramienta se basa en hacer mejoras graduales, es decir, se hacen pequeñas acciones que se realizan de forma ordenada cada día y que permitan salir de la zona de confort.

Las 3 herramientas base del Kaizen

Descubre cuáles son las tres herramientas

1. Lograr un enfoque de gestión integral de los procesos para mejorar la calidad.
2. Mejorar la productividad con base en la filosofía just in time (justo a tiempo).
3. Desplegar la gestión por objetivos para mantenerse enfocado y motivado.

Conoce cómo aplicar las cuatro etapas de mejora continua del método Kaizen en tu empresa:

1. Planificar

Al planificar se entiende el problema/oportunidad, se desglosa y define los objetivos. Además, debe definirse su correspondiente método para llevarlos a cabo. En esta etapa es importante incluir un análisis de causa raíz. De esta manera puedes asegurarte que los objetivos estén bien enfocados.

2. Ejecutar

Pon en marcha el plan definido, es importante que la ejecución se lleve a cabo de forma organizada. Lo más esencial es seguir la planificación definiendo responsables y fechas límite. Se recomienda hacer un seguimiento adecuado para visualizar los cambios que se están logrando.

3. Revisar

Es necesario revisar si los resultados coinciden con lo esperado según la planificación. Si no se ha conseguido solucionar el problema, se deberá replanificar el proceso. Esta etapa suele dejarse de lado cuando se tiene “la impresión” de que el problema fue resuelto. Sin embargo, es fundamental asegurarte que los resultados se alcanzaron. De lo contrario, te darás cuenta muy tarde.

4. Actuar

Una vez que te asegures que los resultados previstos fueron correctamente alcanzados, se tiene que dejar formalmente asentada la mejora. En lo posible, multiplicarla de forma transversal a las demás áreas donde puedan ser implementadas. Algunas veces esta parte del proceso suele olvidarse y es de mayor importancia. Esta etapa te garantizará que la rueda nunca deje de girar. Siempre se puede mejorar.

Aplicar estas cuatro etapas de mejora continua del método Kaizen aportarán mucho a tu empresa, podrás maximizar la producción mediante la mejora constante de tu aparato productivo empresarial, reduciendo las ineficiencias para aumentar tu competitividad en el mercado.

Fuente: https://boliviaemprende.com/ @emprende_bo

Ahora bien ¿Cuáles son los momentos ideales para contratar un AV?

-Cuando te sientas perdido: Llevar a cabo un negocio es una tarea compleja y hacerlo en situación de éxito lo es aún más, el crecimiento nos lleva a más responsabilidades y en ocasiones, esto nos hace entrar en terrenos técnicos que no podamos manejar tan bien. Allí, la expertise de un AV de calidad permitirá que tu workflow se mantenga siempre estable.

-Cuando busques expandir tu empresa: Si tu emprendimiento comienza a crecer, seguramente necesites un momento para abstraerse de la cotidianeidad del día a día para focalizarse en el pensamiento estratégico que te permitirá planificar los próximos pasos para que el progreso sea sostenible. Un o una AV podrá ocuparse de los pormenores de tu negocio para que solamente te enfoques en lo importante.

-Cuando quieras dar un salto de calidad en una tarea determinada: No es necesario que seamos expertos en todo, quizás somos muy buenos para delegar, pero necesitamos que nuestra atención al cliente, por ejemplo, mejore y de un salto de calidad. Allí se vuelve clave un AV.

-Cuando te vas de vacaciones: Estás planeando un viaje pero no podés desligarse completamente de tu negocio. Allí, un AV puede llevar tu negocio, bajo tu supervisión, para que puedas llevar a cabo tus merecidas vacaciones.

-Cuando simplemente hay una tarea que simplemente no te gusta: Hay emprendimientos que conllevan tareas que muchas veces resultan tediosas o poco divertidas para algunas personas, como por ejemplo la gestión de mail. Un AV puede tomar las riendas de tu organización de mail para que puedas poner el acento en otras tareas más relevantes.

¿Qué esperás para incorporar a tu equipo un Asistente Virtual?

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

Estudios recientes demuestran que es cada vez más complicado poder mantener nuestra concentración a la hora de tomar una clase o estar en nuestro trabajo.

Ahora bien,

¿Qué es la técnica Pomodoro y cómo puede ayudarnos?

En concreto, la técnica Pomodoro se basa en utilizar un temporizador para dividir el trabajo en bloques generalmente de 25 minutos, para luego tomar un descanso breve, usualmente de cinco minutos.

Luego de cuatro bloques consecutivos, se toma un descanso más largo, que puede ser de 20 o 30 minutos.

Con el tiempo, podrás ver cómo los beneficios de esta estrategia comienzan a llegar. Sus aspectos positivos provienen de sus descansos, que permiten mantener la mente fresca, además el límite de tiempo nos obligará a terminar la tarea en menor tiempo, incrementando nuestra productividad.

Muchas personas que realizan teletrabajo se han vuelto muy fanáticos de esta técnica en donde como mencionamos, los plazos pueden modificarse de acuerdo a la subjetividad de cada individuo.

Si bien hay aplicaciones que pueden ayudarnos específicamente, simplemente el temporizador de nuestro celular será suficiente para poder comenzar.

¿Qué esperás para intentarlo?

Te garantizamos que la técnica Pomodoro es la herramienta que te falta para poder rentabilizar al máximo nuestra concentración.

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8