Ahora bien, con el aumento del uso de este tipo de tecnología, también se incrementó la competencia entre las empresas que proveen este servicio. Dentro de las cuales se destacan tres: Dropbox, Google Drive y Microsoft One Drive. 

Ahora bien, ¿cuáles son las ventajas de cada una? vamos a revisarlo.

Almacenamiento gratis: Acá la victoria es claramente para Google, quien en su paquete gratuito ofrece hasta 15GB, triunfando ampliamente por sobre los 5 que plantea One Drive y a una distancia sideral de los 2 de Dropbox.

Costos: Si hablamos de valores mensuales para aumentar la capacidad, la victoria vuelve a ser para Google Drive

Google Drive: 100 GB por 1,99 euros (o 19,99€/año), 200 GB por 2,99 euros(29,99 euros/año), 2 TB por 9,99 euros (99,99 euros/año), 10 TB por 99,99 euros, 20 TB por 199,99 euros, y 30 TB por 299,99 euros.

OneDrive: 50 GB por 2 euros, 1 TB por 7 euros (69 euros/año) y 6 TB por 10 euros (99 euros/año).

Dropbox: 1 TB por 9,99 euros (99 euros/año) y 2 TB por 29,99 euros (199 euros/año).

Además, Google permite compartir dicho almacenamiento con cinco familiares diferentes.

Multiplataforma: Los tres servicios pueden usarse en dispositivos Android, iOS y Apple.

Trabajar sin conexión: Los tres lo permiten, por supuesto con la previa descarga de archivos. Google y Dropbox lo tienen en su plan gratuito, Microsoft lo tiene a disposición en su plan de pago.

y vos, ¿con cuál te quedás?

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

Para esos momentos de crisis te presentamos estos cinco consejos prácticos

Utiliza una comunicación efectiva y estratégica: Buscá generar una escucha activa, mantener una actitud positiva, brinda un feedback a tu interlocutor y de mantener un vínculo abierto, transparente y de confianza.

Todo debe estar claro desde un principio: Ningún problema es pero que aquel que no se quiere enfrentar. Lo importante siempre es enfrentar la situación y evitar que se genere un efecto bola de nieve. Si no estamos al tanto y notamos que hay un malestar de su parte, lo ideal será tratar de buscar la forma de conversar sobre el tema.

No dar nada por asumido: Nunca hay que deducir o intentar reflexionar sobre las intenciones de nuestro cliente, siempre debemos estar abiertos al diálogo, tratar de mostrar interés sobre sus objetivos.

Nada es personal: Nada de lo que surja de las conversaciones con nuestros clientes en momentos de crisis será personal. Debemos tratar de ser inteligentes emocionalmente y tratar de manejar estas situaciones.

No temas a dar tu opinión: Cuando hay inconvenientes reiterados y quizás nosotros tenemos una idea que puede cambiar el escenario, muchas veces no lo hacemos por miedo o por ser conservadores. El objetivo siempre será mostrarnos con respeto pero firmes, mostrando nuestra opinión.

No podemos evitar las crisis, suceden. Sí podemos minimizar los márgenes de error, dar todo de nosotros y en el momento que una crisis se presente, intentar manejar el escenario lo mejor posible.

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

Esta herramienta es una app que combina la tecnología con el trabajo de contadores profesionales.

La creadora de esta plataforma es ContApp, una empresa ecuatoriana que puso esta aplicación en el mercado en octubre del 2020 con su versión completa. Como organización de contadores empezaron a finales de 2018.

Manejaban -de forma tradicional- la contabilidad de sus clientes. En 2019 empezaron a desarrollar la app con todos los servicios que tiene ahora.

David Paredes, el CEO y fundador de esta firma, explica cómo funciona esta herramienta contable, tanto en la aplicación como en la página digital. Se cuenta con un equipo de asesores contables y la tecnología para administrar la contabilidad de tres tipos de clientes: pequeñas y medianas empresas, personas naturales con RUC y personas naturales que deben hacer sus gastos personales, al ser dependientes de una empresa.​A esta solución se ingresa con una cuenta y una contraseña. A cada cliente se le asigna un contador, quien hace un seguimiento a sus compras, ventas o gastos. Paredes repite siempre el eslogan que define a su empresa: “el mejor equipo de asesores contables ahora en la palma de tu mano”.

A esta solución se ingresa con una cuenta y una contraseña. A cada cliente se le asigna un contador, quien hace un seguimiento a sus compras, ventas o gastos.

Paredes repite siempre el eslogan que define a su empresa: “el mejor equipo de asesores contables ahora en la palma de tu mano”. ContApp se compone de tres partes. La primera es que se puede facturar electrónicamente, como empresa o persona.

La segunda son las compras y para ello desarrollaron un robot que descarga automáticamente las facturas del Servicio de Rentas Internas que llegan de los supermercados, farmacias, gasolineras y de todos los comercios donde se han hecho compras. Los documentos se clasifican por categorías, como salud, alimentación, vivienda, ropa, gasolina y otros. De esa forma se controla qué se adquiere. “Con nuestra plataforma queremos que se lleve bien sus cuentas, sean finanzas personales, su negocio, como persona natural o tu empresa.

La idea es que sepa cuánto vende y cuánto compra”, comenta Paredes. La tercera parte es su uso para las facturas físicas. Se abre la aplicación y se toma la foto del documento, que se registra y llega al contador, quien lo valida, según información del cliente. La plataforma hace el 95% del trabajo de un contador tradicional. Con la app deja de ser digitador y se dedica a la asesoría del cliente y a hacer el análisis de los impuestos.

En resumen, ContApp administra las ventas y compras, y las cuentas por cobrar y por pagar; y calcula automáticamente los impuestos. Los contadores llaman a los clientes para informarles sobre su declaración y cuándo tienen que pagar. El cliente solo debe enviar el recibo para el registro.

Esta plataforma permite registrar cada vez que se compra algo y con qué se paga: efectivo, tarjeta de crédito o transferencia. Por ejemplo, “al final de mes puedo saber cuánto debo pagar de las tarjetas de crédito. Se sabe si está perdiendo o ganando plata”.

El valor anual del servicio depende de la cantidad de transacciones que hagan los negocios o personas. Va desde USD 12,99 para personas y desde 149,99 para las empresas. Su crecimiento ha sido continuo y cuentan con 925 clientes. Tienen más de 200 empresas, entre las cuales están de e-commerce, tecnología o startup, delivery (como PedidosYa), fundaciones, cafeterías, de alimentos, clínicas… También hay médicos, abogados y personas naturales. Christian Torres, CEO de Kriptos, comenta que les ha ido bastante bien. Desde que iniciaron con Kriptos utilizan este servicio contable, al que lo califica como dinámico y fácil. “Iniciamos en 2018 y vimos la evolución del sistema hasta que lanzaron la plataforma con todas las aplicaciones”.

Para crecer y expandirse, ContApp creó en octubre último un servicio para contadores, con el fin de que puedan llevar la contabilidad de sus propios clientes. En este momento tienen 80 cuentas de contadores, que son parte de todo el portafolio.

Su expansión en Latinoamérica comenzó en 2020 con Perú, a donde esta empresa ecuatoriana exporta este servicio de tecnología; el año pasado ingresaron a Panamá. En ambos países tienen contadores, así como lo hacen en Ecuador.

Para 2022 tienen planificado abrir una oficina en México.​Paredes conoce muy bien ese país, porque estudió su maestría en el TEC de Monterrey y, además, fue director adjunto de la incubadora de empresas que tiene esta institución académica.

Algunas cifras

42 personas forman parte de ContApp y manejan 925 clientes.

6 personas comenzaron con este negocio en el 2018 y en ese entonces solo tenían 50 clientes.

60% de los clientes es de personas naturales, mientras que el resto corresponde a las empresas.

10 000 dólares fue la inversión inicial para crear esta empresa.

4 socios tiene la firma. David Paredes, Joaquín Ruales, Manuel Pirez y Jacobo Moreno.

FOTO: el equipo de esta empresa hay contadores profesionales, programadores, diseñadores, de sistemas y personas que venden el servicio. Foto: Diego Pallero / LÍDERES

Fuente: Betty Jumbo. https://www.revistalideres.ec/lideres/

Conoce los secretos de un intercambio eficaz.

Primer consejo de comunicación efectiva por Email

Cuando tengas que enviar o responder un correo electrónico identifica tu objetivo y a quién te diriges.

Es decir define:

a) Si tu intención es generar, responder, informar o influenciar.

b) Si el destinatario te conoce personalmente, si es alguien formal, si te comunicas con él frecuencia, si lo envías por primera vez o es en respuesta a un correo que recibiste. Si lo diriges a un superior, a un compañero, a un cliente, o a una sección y no sabes quién será el receptor.

Lo que te recomiendo es que siempre hagas de un mail, un medio de comunicación personalizado. Cuando abrimos un correo electrónico nuestra expectativa es que se dirijan a nosotros con nuestro nombre escrito correctamente.

Una de las reglas de oro para escribir correos electrónicos eficaces es responder al acrónimo YAMQ (“¿Y a mí qué?”), versión en español de la sigla anglosajona WIIFM (“What´s in it for me?”). Para lograrlo, te sugiero hablarle a tu destinatario en la forma más directa posible. ¿Cómo? Informándole:

Qué le ofreces

En qué lo beneficias

En qué mejoras su trabajo o su vida

Leer un mail esperando que te hablen sólo a ti es un patrón universal de conducta.

Aunque tengas que enviar una serie de mails o una campaña: personaliza cada correo, uno por uno. Para eso, existen innumerables programas y aplicaciones que lo harán por ti en forma automática, Constant Contact y MailChimp son los más populares.

Segundo consejo de comunicación efectiva por Email: Oprime tu propio botón de STOP

Muchas veces terminamos de leer un mail y clickeamos responder en forma automática, tal vez sin habernos detenido a pensar qué o cómo lo queremos escribir exactamente. Esto no representa ningún problema, excepto que, también, clickeemos inmediatamente enviar en forma automática.

Para lograr una comunicación efectiva por E-Mail necesitas responder los correos electrónicos con máxima eficacia. Te sugiero que tengas los siguientes cuidados:

1. Léelo más de una vez antes de responderlo.

2. No te quedes con la primera respuesta que escribiste en forma automática. Si bien la información puede ser acertada, tal vez el modo o el estilo no lo sean. O quizá pueda prestarse a alguna confusión. Por lo tanto:

Chequea que tu mensaje sea claro, conciso y directo.

Haz todas las correcciones ortográficas y de tipeo que consideres necesarias.

Si es un mail muy importante y tienes la posibilidad, no lo envíes el mismo día que lo escribiste.

Si eso no es posible, haz una pausa antes de mandarlo: sal de tu escritorio u ocúpate de otro asunto. Olvidarte del tema y volver a leerlo “en frío” te va a ayudar a verlo y analizarlo desde otro ángulo.

Tercer consejo de comunicación efectiva por Email: Ten las respuestas a estas preguntas antes de enviar un correo electrónico.

Los siguientes detalles aumentarán tu efectividad en la comunicación y reflejarán una alta solvencia profesional.

El éxito de nuestra carrera profesional depende de algunos aspectos puntuales en la comunicación escrita que debemos tener en cuenta. Si quieres lograr una comunicación efectiva por E-mail, antes de enviar uno, te sugiero que te respondas a ti misma algunas preguntas básicas:

¿Sé cuál es el propósito principal de mi mail: informar o influenciar? ¿Logro transmitirlo?

¿Me puse en el lugar de mi lector y tuve en cuenta su punto de vista?

¿Incluyo una frase clave que reúna y exprese en forma concisa qué quiero lograr de mi destinatario?

¿Introduje toda la información imprescindible? ¿Descarté toda la superflua o redundante?

¿El mensaje quedó organizado en forma lógica, clara, concisa y directa?

Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que releas tu mail haciendo foco en el ítem a mejorar. Ten en cuenta que una vez que el mensaje llegó a destino ya no podrás modificarlo.

Para lograr una comunicación efectiva por E-mail es muy útil invertir tiempo en corrección.

Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula de tiempo de dedicación es: 1/3 de redacción + 2/3 de corrección.

Invertir tiempo en personalizar la comunicación con tus destinatarios te ayudará a establecer vínculos más cercanos y a fidelizar a los lectores de tus correos. Aprovecha cada oportunidad de contacto para demostrar tu excelencia.

Fuente: Betina Bensignor The Red Shoe Movement. https://www.linkedin.com/in/betina-bensignor-6b820317/

Te presentamos las mejores apps para tu gestión diaria

CamScanner: Si todavía no la tenés, bajatela porque te va a servir sobre todo para digitalizar documentación con gran calidad.

Dropbox Bussiness: Si tenés Hotmail es una gran herramienta en la nube

Google Drive: Es una herramienta en la nube de google que te permite en su modo gratuito organizar tus archivos hasta 15 GB. Luego tenés planes bastante económicos y podes utilizarlo desde Gmail o bien si estas en la pc mediante GSUITESompras dentro de la aplicación.

Keynote: Herramienta muy útil para diseñar presentaciones

Prezi Viewer: Herramientas muy recomendable para ver y mostrar lo que diseñas en la plataforma Prezi.

Skype: Te permite realizar diferentes videoconferencias

Zoom: Herramienta ideal si das clases, te permite en su versión gratuita hasta 40 min por sala. En su versión paga te brinda tiempo ilimitado y hasta 50 participantes en una misma sala.

Buffer: Con esta app podes programar todas tus redes sociales y hacerles un seguimiento de su rendimiento.

Canva: Maravillosa herramienta para realizar diseños de piezas graficas para redes sociales sin tener mucho conocimiento de base acerca del diseño. Fácil de utilizar desde la web o la app. Tiene un modo gratuito con bastantes herramientas y un plan económico muy recomendable de USD 13.

Facebook: Si administras Fanpage bajate la app de Administrador de Páginas.

Hootsuite: Herramienta muy conocida para gestionar tus redes sociales y programar tus publicaciones.

LinkedIn: Gran red social aun no tan explotada que te abre las puertas al contacto con gente del ámbito corporativo u otros para contactarte con posible clientes, proveedores y alianzas.

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com