La tecnología no es de aplicación exclusiva en las funciones de soporte administrativo, llamadas de back office o en los servicios financieros, telecomunicaciones o de retail. Hoy en día, las redes industriales en los campos productivos, mineros, petroleros, energía y/o de manufactura; igualmente incorporan actividades automatizadas en aras de la eficiencia, efectividad y ahorro de costos; y que muchas veces no son tomadas en cuenta cuando diseñamos e implementamos sistemas de seguridad de información, así como planes de continuidad de negocios incluyendo contingencias de sistemas.

Siendo la omnipresencialidad una característica particular de la tecnología, es claro que la gestión de riesgos debe adaptarse aceleradamente al cambio tecnológico. Caso contrario, uno de los peligros más importantes será la exposición de nuestros activos de información a vulneración por terceros no autorizados, por lo que la probabilidad que las funciones asociadas a GRC devengan en obsoletas o pocas eficientes se incrementarán, y nuestra visión preventiva deberá mantenerse alerta ante los posibles cambios que se puedan producir al interior de nuestras organizaciones.

Por ello, es crítico respaldar la agilidad de los negocios y aportar información proactiva, sólida y oportuna sobre los riesgos emergentes, incluyendo los tecnológicos, para una apropiada toma de decisiones. En un entorno de constantes cambios, estas habilidades pueden proporcionar una ventaja competitiva y comparativa en el mercado empresarial.

De acuerdo con el Global Risk Survey 2022, existen cinco acciones clave que deben tomarse en consideración para impulsar las capacidades de gestión de riesgos:

1. Comprometerse con antelación y obtener información sobre el riesgo en el punto de decisión
2. Adoptar una visión panorámica de los riesgos
3. Establecer y emplear el apetito de riesgo para aprovechar las ventajas del mismo
4. Permitir la toma de decisiones basada en riesgos, a través de sistemas y procesos
5. Redoblar los esfuerzos en los principales riesgos

Este es un proceso que implica una clara concientización y cultura de riesgos al interior de la organización, liderada por la alta gerencia y supervisada y monitoreada por el directorio de manera periódica. Al respecto, el Marco de Referencia de Gestión Integral de Riesgos (ERM por sus siglas en inglés), aprobada en setiembre de 2017 por la organización COSO con autoría de PwC, refleja claramente la importancia que la base fundamental de una gestión de riesgos está en la misión, visión y valores centrales de la organización, hasta la generación de valor de la organización, tal como se puede apreciar en el siguiente gráfico:

En ese sentido, las siguientes actividades mínimas deberán ser desarrolladas por las empresas para una implementación de gestión de riesgos exitosa:

1.Convencimiento de la alta dirección y de la alta gerencia
2. Posicionamiento adecuado del champion
3. Definir un tamaño y estructuras adecuadas
4. No reinventar la rueda
5. Integración con el modelo de gestión
6. Proceso continuo y no de una sola vez
7. Alineado a la complejidad y tamaño de la empresa
8. Resumir y consolidar la información
9. Ser realista con el tiempo
10. Generación de cultura de arriba hacia abajo

En línea con lo antes mencionado, de acuerdo con el Global Economic Crime and Fraud Survey 2022, en organizaciones de todos los tamaños, el delito cibernético representa la mayor amenaza, seguido por el fraude del cliente y la apropiación indebida de activos. Este nuevo campo de batalla implica enfrentar lo siguiente:

1. Business e-mail compromise
2. Phishing
3. Websites fraudulentos
4. Estafas de trabajos
5. Foco en las personas mayores
6. Fraude de préstamos
7. Fraudes ocupacionales
8. Estafas en las inversiones
9. Aperturas fraudulentas de cuentas

Y para ello, nuestras actividades mínimas deberán incorporar la actualización de la matriz de riesgos y controles asociados, capacitación interna y sensibilización de los clientes, mejorar la seguridad en el trabajo remoto/híbrido y reexaminar la definición de fraude.

Es importante considerar que una cultura de protección en general y de ciberseguridad en particular implica personas, tecnología y procesos iniciando por procedimientos concientización hacia unos de formación, que impliquen conocimientos, comportamientos, hábitos, actitudes, valores y estructura de gobernanza; que dependerá del nivel de madurez que tenga la organización en términos de negocios como de prácticas de gobierno corporativo: “El papel de la cultura es la forma a través de la cual nosotros, como sociedad, reflexionamos sobre quiénes somos, dónde hemos estado, dónde esperamos estar” (Wendell Pierce).

Fuente: Nancy Young https://gestion.pe/

Desde aquí impulsamos las cuatro reglas básicas para evitar la procrastinación.

Fija fechas de entrega: Nuestro cerebro funciona de forma muy particular y el fijar fechas está científicamente demostrado que puede ayudarnos a ser mucho más eficientes a la hora de comenzar a trabajar desde el minuto 0.

Establece objetivos cortos: No pienses en tener la empresa más grande del sector, lo más probable es que no puedas encontrar un camino concreto y tu objetivo se termine perdiendo. En cambio, si estableces metas breves, alcanzables, medibles y que al mismo tiempo sean relevantes, todo es diferente. Por ejemplo podrías empezar desarrollando tu marca personal y una vez lo consigas, podrías ir por una nueva meta.

Reparte el tiempo: Tener 30 días por ejemplo para entregar un material no significa estar 28 sin hacer algo y luego buscar resolver todo en los últimos dos. Establece bloques de tiempo, por ejemplo establece una meta para los primeros 10 días, otra para los siguientes 10 y otra para los últimos 10. Distribuye el tiempo de forma en que puedas administrarlo de la mejor forma para repartir cargas.

Protege tu mente: La búsqueda de ser productivo puede llevarnos a un estrés poco saludable. Protege tu mente, busca la meditación, si sufres de ansiedad por ejemplo, lo último que querrás es procrastinar todo y dejar lo importante para el final.

Y vos, ¿qué consejos darías para evitar la procrastinación?

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

Lo primero es planificar, algo que debe hacerse antes de iniciar cualquier proyecto. Contestar estas preguntas es una clave para hacerlo. ¿Cuál es mi objetivo? ¿Cómo voy a alcanzarlo? ¿Qué pasos y recursos necesito para conseguirlo? ¿Cuál es el presupuesto que tengo? ¿A dónde quiero llegar? ¿Cuánto tiempo me va a demandar?

Lo que sigue es definir a los integrantes del equipo y poner manos a la obra.

La designación de funciones y objetivos es una instancia clave. Hay que conocer cuáles son las principales habilidades y virtudes de cada miembro del equipo de trabajo, para que cada una realice la tarea para la que esté mejor capacitado.

Durante la asignación de roles hay que tener en cuenta el conocimiento, la experiencia y el potencial de cada persona. La división de funciones debe ser clara y específica. De esta manera, se evitarán las superposiciones o que nadie se haga responsable de determinados temas.

Una forma de evaluar la productividad de los miembros del equipo es fijarle a cada colaborador objetivos medibles, con diferentes etapas y fechas de cumplimiento. Esto permitirá controlar los avances de forma periódica y hacer un seguimiento más detallado de los resultados. Así será más fácil detectar posibles fallas y, en caso de necesidad, realizar cambios sobre la marcha.

Otra clave para llevar a cabo una buena gestión de tareas es crear canales flexibles de comunicación donde se puedan mantener charlas fluidas, notificar progresos, evacuar dudas y no perder la familiaridad del día a día. Las plataformas de videoconferencia son una buena opción para realizar encuentros virtuales.

Si bien es la comunicación es imprescindible, no hay que abusar de ella. Hay que evitar el bombardeo de mails y llamadas y reuniones largas sin sentido. Con una comunicación periódica dentro de una agenda previamente establecida será más que suficiente para mantener a todos informados y recibir un feedback.

El flujo de trabajo constante y los problemas puntuales del día a día hacen que se pierda el foco de lo realmente importante. Es muy necesario fijar prioridades.

Cada integrante del equipo debe conocer qué es lo más relevante de su trabajo y la urgencia que tiene cada labor. Esto ayudará a definir los recursos necesarios para cada proyecto y a cumplir con los objetivos.

Hay muchas tareas que están relacionadas entre sí y dependen una de la otra para su realización. Es preciso establecer el grado de interrelación entre ellas y el orden de ejecución.

Saber delegar también es parte de una buena gestión de tareas. A veces uno no puede ni tiene que hacerlo todo. De esta forma, es posible la concentración en lo que es realmente importante.

Confiar en los colaboradores e involucrarlos en el proyecto hará que ganen mayor confianza y se sientan más útiles e identificados con la tarea.

Aprender a decir que no si se está sobrepasado de trabajo. Si se es claro y se explican motivos, compañeros o superiores entenderán el porqué sin que eso genere un problema.

Herramientas de Gestión

Por último, una buena forma de mejorar la asignación de tareas y llevar un control más adecuado de cada una de ellas es mediante el uso de sistemas de gestión.

Estas herramientas corporativas, como la que ofrece Xubio, permiten mejorar la productividad, automatizar funciones, organizar los distintos proyectos en curso y alinearlos con los lineamientos generales de la empresa. En consecuencia, las diferentes tareas se realizan de una manera más rápida, segura y eficiente.

Fuente: Fernando Arzuaga, CEO y cofundandor de Xubio. https://www.cronista.com/pyme

Branson establece metas simples, como ser un mejor oyente y ponerse en forma. Pero también establece metas desafiantes, como iniciar negocios e ir al espacio.

Si bien Branson falla a veces, muchos de sus objetivos sí se hacen realidad. En 2021, Branson se convirtió en el primer multimillonario en volar al espacio utilizando su propia nave espacial.

No importa cómo se creen las metas – Branson enumeró su proceso en una pugblicación de blog – o cuán atrevidas sean, él afirma que lo importante es simplemente tener metas.

“Incluso si solo avanzas un paso más, sigue siendo un paso en la dirección correcta“, escribió.

¿Metas a corto o largo plazo? Sí.

Algunos líderes establecen metas a corto plazo, días o semanas a la vez. Otros crean objetivos que marcan la pauta durante un año o trabajan para lograr algo que les puede llevar toda la vida.

Sin embargo, todos estos métodos funcionan juntos, según Adam Hartung, autor y ponente de Vistage.

Por ejemplo, las metas a corto plazo pueden ser útiles para escapar de tiempos difíciles. Hartung descubrió en su investigación que las empresas que experimentan paradas de crecimiento (dos trimestres consecutivos de ingresos decrecientes) a menudo están cerca de su desaparición. Se puede usar una meta a corto plazo para darse cuenta y salir de este tipo de puestos.

Pero los mejores líderes quieren más que simplemente mantenerse a flote, incluso durante un momento difícil. Aquí es donde los objetivos a largo plazo para aumentar los ingresos se vuelven esenciales, dijo Hartung.

E incluso cuando crece, la diferencia entre las empresas que aumentan sus ingresos en un 5, 10 o 17% cada año es enorme, afirma. Pero muchas de las diferencias entre estas empresas provienen de sus objetivos.

Es por eso que el establecimiento de metas es esencial, dice Hartung. Aquellos que no establecen buenos objetivos a menudo pierden su negocio, mientras que aquellos que establecen objetivos son los que pueden prosperar.

Así es como los líderes pueden mejorar al establecer tres tipos de metas:

1. Objetivos personales

Los objetivos personales, dormir mejor o una dieta mejorada, son más importantes para los líderes de lo que parecen inicialmente, según Alyssa Spaw, entrenadora de bienestar con sede en St. Petersburg, Florida y ponente de Vistage.

Cuando los líderes mejoran su salud, Spaw dice que tienen más energía y se concentran en la vida y en el trabajo.

Pero muchos líderes pueden sentir que no tienen tiempo para metas personales. Es por eso que Spaw dice que es útil para los líderes dividir las metas personales en partes más pequeñas.

“Nos estamos sorprendiendo continuamente por lo que somos capaces de hacer”, dijo Spaw. “Las metas pequeñas se convertirán en metas más grandes. Probarás dónde está tu zona de confort y dónde tienes capacidad para crecer “.

Adoptar un nuevo hábito es difícil, por lo que Spaw sugiere vincular un nuevo hábito a uno antiguo. Por ejemplo, aquellos que quieran meditar pueden vincularlo a cepillarse los dientes, no cepillarse los dientes hasta que medite durante cinco minutos.

Establecer metas también ayuda a las personas a planificar la vida real. Por ejemplo, alguien que planea perder peso de manera realista debe considerar que hará respecto a las cenas fuera de casa, las tentaciones y las vacaciones.

“La mayoría de la gente ha pasado por dificultades al comenzar un objetivo”, afirma Spaw. “Se caen. La mayoría de las veces, usan las mismas excusas. Si analizas profundamente esas excusas, puedes encontrar algunas respuestas y evitarlas en el futuro “.

2. Objetivos comerciales

La mayoría de los líderes establecen demasiados objetivos comerciales internos, dijo Hartung. Pero cree que los objetivos internos, como mejorar las operaciones, reducir los costes o aumentar las ganancias, mantiene a las empresas alerta.

“Cuanto más te centres en la excelencia operativa y cuanto más ajuste el sistema, menos podrás adaptarte a las interrupciones externas”, dijo Hartung. “Porque la realidad es que habrá interrupciones externas”.

En su investigación, Hartung descubrió que es mejor establecer objetivos externos, aquellos que representan las mayores amenazas y oportunidades de una empresa.

Estos objetivos pueden comenzar con una pregunta:

• “¿Cómo puedo aumentar los ingresos?”
• “¿Cómo entro en nuevos mercados?”
• “¿Cómo podemos lanzar una nueva línea de productos?”

“Esos son los tipos de objetivos que te sostendrán a largo plazo”, dijo Hartung. “Te permitirán abrir los ojos y ver el exterior para que puedas hacer que tu organización se adapte a las tendencias del mercado”.

Además, el crecimiento de los ingresos que suele venir acompañado de objetivos externos a menudo se ocupa de los objetivos internos. Mejores ingresos casi siempre significan mejores operaciones y mayores ganancias.

3. Objetivos de liderazgo

Las metas de liderazgo pueden ser complicadas. ¿Cómo puedes saber si escuchas mejor, eres mejor mentor o administras mejor tu tiempo?

Spaw dijo que la clave es hacer tangibles los objetivos de liderazgo y luego actuar de inmediato.

“Una de las cosas más valiosas sería sentarse y decir: ‘Acabo de aprender sobre este concepto. ¿Cuál es una forma en la que puedo empezar a desarrollarlo en mi vida? ”, Dice Spaw.

Si un líder está trabajando en un libro de liderazgo, Spaw afirma que pueden trabajar en un concepto de un capítulo cada semana. Pueden convertir un concepto de ese capítulo en un elemento de acción y centrarse en la acción durante toda la semana.

Quizás algunos elementos procesables no funcionen tan bien como otros, pero fallar es mejor que no intentarlo nunca.

Y los mejores líderes también suelen tener un grupo o socio que los responsabiliza. Les cuentan a los demás lo que están haciendo y se dan cuenta de lo que podrían hacer mejor.

“Esas son las personas que te sacarán de tu zona de confort”, dijo Spaw. “La única forma de crecer e implementar cosas nuevas es si lo empujan fuera de su zona de confort”.

Fuente: Vistage Paraguay https://www.vistage.com.py/ @vistageparaguay

Kaizen es muy popular en el nivel empresarial, ya que tiene una filosofía de inclusión que permite que todos los miembros de la organización se involucren en el proceso de desarrollo, lo que se traduce en el incremento del desempeño. Esta herramienta se basa en hacer mejoras graduales, es decir, se hacen pequeñas acciones que se realizan de forma ordenada cada día y que permitan salir de la zona de confort.

Las 3 herramientas base del Kaizen

Descubre cuáles son las tres herramientas

1. Lograr un enfoque de gestión integral de los procesos para mejorar la calidad.
2. Mejorar la productividad con base en la filosofía just in time (justo a tiempo).
3. Desplegar la gestión por objetivos para mantenerse enfocado y motivado.

Conoce cómo aplicar las cuatro etapas de mejora continua del método Kaizen en tu empresa:

1. Planificar

Al planificar se entiende el problema/oportunidad, se desglosa y define los objetivos. Además, debe definirse su correspondiente método para llevarlos a cabo. En esta etapa es importante incluir un análisis de causa raíz. De esta manera puedes asegurarte que los objetivos estén bien enfocados.

2. Ejecutar

Pon en marcha el plan definido, es importante que la ejecución se lleve a cabo de forma organizada. Lo más esencial es seguir la planificación definiendo responsables y fechas límite. Se recomienda hacer un seguimiento adecuado para visualizar los cambios que se están logrando.

3. Revisar

Es necesario revisar si los resultados coinciden con lo esperado según la planificación. Si no se ha conseguido solucionar el problema, se deberá replanificar el proceso. Esta etapa suele dejarse de lado cuando se tiene “la impresión” de que el problema fue resuelto. Sin embargo, es fundamental asegurarte que los resultados se alcanzaron. De lo contrario, te darás cuenta muy tarde.

4. Actuar

Una vez que te asegures que los resultados previstos fueron correctamente alcanzados, se tiene que dejar formalmente asentada la mejora. En lo posible, multiplicarla de forma transversal a las demás áreas donde puedan ser implementadas. Algunas veces esta parte del proceso suele olvidarse y es de mayor importancia. Esta etapa te garantizará que la rueda nunca deje de girar. Siempre se puede mejorar.

Aplicar estas cuatro etapas de mejora continua del método Kaizen aportarán mucho a tu empresa, podrás maximizar la producción mediante la mejora constante de tu aparato productivo empresarial, reduciendo las ineficiencias para aumentar tu competitividad en el mercado.

Fuente: https://boliviaemprende.com/ @emprende_bo

Para desarrollar una planificación estratégica es preciso hacer un análisis previo de los resultados de la anterior gestión para saber cuál fue el producto o servicio más solicitado para saber cómo mejorarlo y así brindar un servicio innovador que aporte a la empresa/emprendimiento.

6 Pasos para realizar una planificación anual

Conoce cuáles son los pasos a seguir para tener una planificación estratégica eficiente:

1. Definir prioridades

Al tener claras las prioridades se conocerá el rumbo que tomará la empresa o emprendimiento. Esto servirá para conocer las áreas de enfoque, cumplir los objetivos empresariales en los plazos establecidos, enfocar el trabajo en una dirección concreta y hace que día a día las actividades sean más fáciles evitando la pérdida de tiempo.

2. Fijar metas y objetivos

Antes de cualquier inicio se recomienda establecer las metas y los objetivos para saber a donde queremos ir y cómo se va a realizar el trabajo. Con los objetivos se conocerá qué se pretende conseguir con este proyecto de manera interna como externa, además de fijar plazos para su ejecución ya sea a corto, mediano o largo plazo.

3. Identificar riesgos, suposiciones y limitaciones

En cualquier emprendimiento es importante estar tres pasos adelante de cualquier contingencia o problema que puede acontecer, para ello es necesario identificar algunas limitaciones o dificultades que se pueden presentar en el camino para ponerles un alto y encontrar soluciones rápidas y eficaces.

4. Asignación de recursos

Los recursos de una planificación estratégica pueden ser humanos (equipo de trabajo), financieros, físicos y materiales. En el caso del equipo de trabajo, cada uno debe tener sus actividades definidas para el trabajo que va a desarrollar a lo largo de la gestión; en el resto de los recursos se tienen que asignar de acuerdo con las acciones plasmadas en la planificación.

Para verificar la funcionalidad de la asignación es preciso contar con un proceso de control a lo largo de la ejecución para verificar si cumple su función o necesita algunos ajustes para poder llegar a las metas planteadas.

5. Creación de nuevas estrategias

La estrategia empresarial ayuda a aprovechar las oportunidades, hacer frente a las amenazas, a reforzar las fortalezas y disminuir las debilidades. La estrategia es el nexo de unión entre la planificación  estretégica y la implementación, y esto es importante, pues no basta con elaborarla y tener guardado el informe en un cajón, la aplicación de nuevas estrategias pueden brindar mejores resultados e incrementar los ingresos de la empresa.

6. Plan de acción

Para poner en marcha el plan es necesario delegar las tareas al equipo de trabajo, es decir, repartir responsabilidades para que todos de manera conjunta puedan lograr los objetivos que se plantea la empresa/emprendimiento. A medida que se vayan desarrollando las tareas se puede brindar una retroalimentación para dar a conocer la eficiencia del trabajo o en qué detalles se puede mejorar para obtener mejores resultados.

La planificación estratégica ayudará a la empresa a tomar buenas decisiones y supervisar el rendimiento del negocio. Si a tu negocio le está yendo bien, la planificación mejorará aún más el desempeño en el futuro, además que puede predecir los problemas antes de que surjan, de modo que puedes actuar para prevenirlos.

Fuente: https://boliviaemprende.com/ @emprende_bo