Desde aquí impulsamos las cuatro reglas básicas para evitar la procrastinación.

Fija fechas de entrega: Nuestro cerebro funciona de forma muy particular y el fijar fechas está científicamente demostrado que puede ayudarnos a ser mucho más eficientes a la hora de comenzar a trabajar desde el minuto 0.

Establece objetivos cortos: No pienses en tener la empresa más grande del sector, lo más probable es que no puedas encontrar un camino concreto y tu objetivo se termine perdiendo. En cambio, si estableces metas breves, alcanzables, medibles y que al mismo tiempo sean relevantes, todo es diferente. Por ejemplo podrías empezar desarrollando tu marca personal y una vez lo consigas, podrías ir por una nueva meta.

Reparte el tiempo: Tener 30 días por ejemplo para entregar un material no significa estar 28 sin hacer algo y luego buscar resolver todo en los últimos dos. Establece bloques de tiempo, por ejemplo establece una meta para los primeros 10 días, otra para los siguientes 10 y otra para los últimos 10. Distribuye el tiempo de forma en que puedas administrarlo de la mejor forma para repartir cargas.

Protege tu mente: La búsqueda de ser productivo puede llevarnos a un estrés poco saludable. Protege tu mente, busca la meditación, si sufres de ansiedad por ejemplo, lo último que querrás es procrastinar todo y dejar lo importante para el final.

Y vos, ¿qué consejos darías para evitar la procrastinación?

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

En materia de TI, vemos que las previsiones apuntan hacia modelos operativos de tecnología en los que se subcontrata experiencia más especializada.

Dicho esto, ¿por qué las pymes siguen persiguiendo el espejismo del equipo de TI interno ideal si existen desafíos para construirlo y operarlo de manera efectiva?

La razón es simple: la TI está evolucionando tan rápidamente que los expertos en pymes existentes siguen estando totalmente involucrados en las decisiones tecnológicas y solo en el área en la que se especializan. Cuando las decisiones operativas de TI se adaptan al talento y las habilidades especializadas, a menudo es difícil incorporar planes para otros conjuntos de habilidades o tecnologías desconocidas para esos especialistas.

El típico profesional de TI de una pyme realiza una amplia gama de funciones. Tienen un gran conocimiento, pero no suelen estar muy especializado en un área. Tomemos, por ejemplo, a alguien que puede especializarse parcialmente en soporte técnico o infraestructura: cuando un colega está ausente, esa persona también debe realizar otras funciones de TI. En consecuencia, los modelos operativos internos de TI de las pymes carecen de la profundidad de especialización necesaria para desempeñarse con la mayor competencia en todas las circunstancias, ya sea en crisis o no.

Con la innovación de TI avanzando más rápido que nunca, la transformación digital es necesaria para seguir siendo competitivos. Y con tantas ofertas de nuevos servicios y aplicaciones, puede ser difícil saber cuál es mejor para su organización. Analizar estos y los posibles desafíos de seguridad que puedan presentar lleva tiempo. Y aún existe la necesidad de mantener su negocio en funcionamiento y la productividad de sus usuarios. Los servicios de asistencia a menudo están sobrecargados, y ahora, hay una multitud de nuevas preguntas y situaciones que se han sumado.

En el mundo empresarial es muy común normalizar el no tener control de nuestros números. Tomar parte del dinero que ingresa para pagar a un proveedor, otro poco para gastos personales y así vamos. ¿Esto te suena?

Si te estás manejando de esta manera, no te avergüences. Un 90% de los emprendedores y muchos empresarios cometen este error. Lo importante es corregir este mal hábito cuánto antes.

En el artículo de la semana pasada te conté cómo comenzar a ordenar tus números para evitar las 2 situaciones más estresantes que puede vivir un empresario: que su negocio se estanque o crecer perdiendo el control.

3 pasos indispensables para tener más control sobre tus ganancias.

Para ayudarte a crear tu plan de ganancias para 2022 (también conocido como presupuesto operativo), te contaré los tres pasos para construirlo y utilizarlo de manera eficiente:

(Paso 1: Entender los términos financieros básicos.) Leelo en: https://expopyme.com.ar/2022/03/28/proyecta-cuanto-queres-ganar-y-hacelo-realidad-parte-1/

Paso 2: Obtener los datos que necesitás.

Paso 3: Trabajar con los datos y hacerlos trabajar para vos.

En el artículo anterior vimos las razones por las cuales no estás generando las ganancias que querés. Llegó el momento de dejar de conformarte con los ingresos que estás recibiendo. Tal vez te ayudan a sobrevivir, pero sé sincero, ¿es el monto con el que soñás? Estoy segura de que tu monto de facturación ideal es mucho mayor al que estás generando.

El gran problema por el que muchos empresarios dejan de crecer es porque se conforman. No caigas en esa trampa.

Veamos los pasos 2 y 3 de un plan de ganancias para proyectar y aumentar de forma radical tus ingresos.

Paso 2: Obtener los datos que necesitás.

El siguiente paso es rastrear tus números y ponerlos en orden. ¿Cómo? Creando tu presupuesto inicial, el primero de los dos documentos que necesitás para empezar a ver tus números con claridad. Si sos como muchos propietarios de negocios, esta tarea, que a priori parece simple, puede ser un gran desafío. ¿De qué depende su complejidad? De lo bien que estés haciendo el seguimiento de tus ingresos y gastos.

Este primer documento es una proyección de un período de 12 meses. Es tu mejor estimación de cómo serán tus números a lo largo de los próximos 365 días basándote en datos históricos. Desde ya te adelanto que no será 100% exacto. Así no te pongas exigente. Sin embargo, será el comienzo de un proyecto que se convertirá en una gran herramienta para tu negocio (y cada vez más precisa) a lo largo del tiempo. Como todo, es cuestión de práctica y dejar que madure.

Aquí tenés una plantilla básica de cómo estructurar tu documento:

Te recomiendo empezar con una tarea tan sencilla como desglosar los gastos por categoría. Preguntate:

• ¿Cuánto gasté el año pasado?
• ¿Cómo puedo rastrear esa información?
• ¿Representa esta cifra una buena estimación de lo que podría gastar el año que viene?

Por ejemplo, uno de mis clientes estaba intentando calcular su gasto en material de oficina, pero nunca había hecho un seguimiento de esas compras. Sin embargo, sabía que había abonado todo el material de oficina con su tarjeta de crédito. «Tengo los extractos de mi tarjeta de crédito de los últimos tres meses y calculé que gasté $50.000 en este periodo», me dijo. «Así que probablemente gastaré $150.000 en el año 2022». Con esa cifra inicial en la mano, pudo hacer una estimación razonable de este gasto en particular, y repetir el proceso para otros.

Hacer un seguimiento de todas las cifras necesarias para elaborar el primer borrador de un presupuesto operativo suele ser abrumador, pero la clave es empezar por algún lugar. Hacé lo mejor que puedas con lo que tenés a mano, así sea una estimación aproximada.  Es posible que pase hasta un año antes de que tengas la información y hayas entrenado la habilidad de crear un presupuesto operativo bien preciso.

A continuación, veremos cómo mejorar tu capacidad para hacer buenas proyecciones.

Paso 3: Trabajá con los datos y hacelos trabajar para vos.

Este es el punto donde puede tornarse complicado para muchos propietarios de empresas: tienen un presupuesto operativo en la mano, pero ¿entonces qué? Algunos piensan: «Muy bien, lo logré” y lo dejan en un cajón para no volver a mirarlo. Pero eso es justo lo que debés evitar si querés convertirlo en un verdadero plan de ganancias.

Tu presupuesto debe ser un documento vivo. Tenés que ponerlo a trabajar de forma circular. Esto se logra revisando el rendimiento real con cierta periodicidad, comparándolo con las proyecciones del presupuesto y ajustándolo en consecuencia.

La clave está en la constancia: hacé una revisión mensual.

La elaboración de un presupuesto no es algo que se hace una vez al año y listo. Lo ideal es que lo revises cada 30 días, una frecuencia prudente que nos permita tomar medidas en caso de que algo este yendo mal. Sin embargo, tampoco debemos verificarlo tan seguido como para que ese conjunto de datos sea demasiado pequeño y produzca una falsa lectura.

La segunda clave: utilizar un informe de desviación del presupuesto.

Este informe muestra los ingresos y gastos previstos junto a los ingresos y gastos reales, y la diferencia entre ambos. También establece el margen de ganancia que te propusiste y lo cerca que estás de él al final de cada mes.

Es posible que descubras que los números no coinciden al principio. No pasa nada. Recordá que se trata de un trabajo constante. Si en el presupuesto del primer mes proyectaste un 50% de ganancia neto y obtuviste un 35%, eso puede ser alarmante. Sin embargo, puede haber una variedad de razones por las que no coincida. Ahora tenés todos tus números en orden para analizar cuáles pueden ser esas razones.

Además de ayudarte a realizar proyecciones precisas a futuro, este informe te indicará cuándo debés preocuparte y cuándo debés ir a buscar más información.

Por ejemplo, otro cliente que vende carteles por Internet vio cómo sus ingresos mensuales se disparaban un 10%. Sus costos de producción también aumentaron, pero un 30%. ¿Qué fue lo que pasó? Gracias a tener sus números claros, pudo darse cuenta de que esa cifra se debía a que había hecho una compra previa de suministros en caso de que siguieran aumentando los pedidos. No había de qué alarmarse.

Sea cual sea el caso, tener esas cifras delante es útil para detectar anomalías que de otra manera podrían pasar por alto. Esta herramienta te obliga a pensar en cómo el dinero se conecta con lo que sucede semana a semana y mes a mes en tu negocio.

Tercera clave: ajustarse a las necesidades del momento.

Supongamos que empezás tu primer presupuesto en enero de 2022 y pronosticas $2.400.000 de ingresos para el año, $200.000 al mes. En tu informe de mayo, ves que los ingresos solo alcanzan los $800.000 para el año (en lugar de $1.000.000, como habías previsto). ¿Qué pasó y qué hacés ahora? ¿Tu facturación tiene picos y caídas estacionales? ¿Necesitás ajustar todas tus cifras para el resto del año, o fue una excepción y los ingresos van por buen camino?  

Solo vos podés responder a estas preguntas en función de la naturaleza de tu negocio y de los detalles específicos sobre lo que ocurrió en esos cinco meses. Sea como sea, ahora tenés cifras reales y una visión de cómo va a afectar a tu negocio el resto del año.  Tal vez lo más poderoso de todo esto es que te encontrarás haciendo preguntas y buscando respuestas que nunca se te hubieran ocurrido hacerte sin tu ciclo de presupuesto y revisión.

Cuanto más repitas este ciclo, comparación y ajuste, más cómodo te sentirás con las finanzas de tu empresa y mejor podrás planificar las ganancias. Ver lo que está ocurriendo te permite tomar medidas, ajustar de forma constante y mantenerte en el camino hacia un objetivo.

Viendo claros tus números, podrás…

• Tomar mejores decisiones que hasta puedan traerte mayores ganancias con el mismo esfuerzo.
• Evitar el estrés de un mes ver, por ejemplo, que tus ingresos disminuyeron en un 30%. Teniendo todos tus números volcados en una planilla podrás analizar a que se debe esa disminución y tomar acciones para corregir ese desvío.
• Mi favorita, hacer crecer tu negocio como nunca antes habías logrado hacerlo.

*Artículo adaptado del blog Emyth

Fuente: Fabiana Mejalelaty Coach de Negocios. https://www.alumbralab.com/

@alumbralab

Con esto te quiero decir que si aún no contás con un presupuesto operativo, no te avergüences. Te aseguro que no estás solo. Es más, mi intuición me dice que las razones por las que no lo tenés son similares a las de muchos otros dueños de empresa.

¿Con cuáles de estas frases te identificás? 

• Nunca dedicaste tiempo a crear un presupuesto, o tuviste uno alguna vez y sentiste que no te sirvió para nada.
• Pensás que los números son complicados.
• Tenés dinero en el banco o en la plataforma de pago. Entonces, ¿por qué molestarse con un presupuesto?
• Tenés miedo de lo que podés encontrar analizando tus números.
• Ves el presupuesto como una limitación.

Mi experiencia me indica que la última razón (sumada a alguna de las anteriores) es la que termina convenciendo a empresarios que es mejor no trabajar esta planilla. Sin embargo, esto es un mito:

Un presupuesto operativo no tiene como objetivo restringir o limitar lo que podés hacer en tu empresa. 

El presupuesto no te limita. Expande tu negocio.

Para la mayoría de nosotros, la elaboración de un presupuesto significa: «Tengo que recortar y regular mis gastos», o «Si tengo un presupuesto, no puedo comprar nada».

Sin embargo, no es una limitación. Eso está en nuestra mente. Este Excel es una visión y proyección de nuestra empresa. Se trata de establecer un objetivo financiero y de averiguar cómo alinear los números de tu negocio para lograr ese objetivo.

Tu presupuesto operativo es tu plan de ganancias. Así de sencillo. Es una herramienta que te ayuda a alcanzar tu visión de futuro. Si tenés un objetivo de ganancias del 35% para el próximo año, tenés dos opciones: Seguir haciendo lo que estás haciendo y esperar a llegar a esa meta, o calcular a qué monto en dinero equivale ese 35% y empezar a analizar cuáles deben ser tus números cada mes para alcanzar esa cifra.

De las dos opciones, la última te dará más control y te hará sentir mucho más cómodo y seguro con tu negocio. Incluso si los números te aterrorizan al principio.

3 pasos indispensables para tener más control sobre tus ganancias.

Para ayudarte a crear tu plan de ganancias para 2022 (también conocido como presupuesto operativo), te contaré los tres pasos para construirlo y utilizarlo de manera eficiente:

Paso 1: Entender los términos financieros básicos.

Paso 2: Obtener los datos que necesitás.

Paso 3: Trabajar con los datos y hacerlos trabajar para vos.

Veamos cada uno en detalle…

Paso 1: Entender los términos financieros básicos.

1. Presupuesto operativo

En pocas palabras, un presupuesto operativo dice: «Este es nuestro objetivo de ganancias. Esto es lo que vamos a gastar y esto lo que vamos a recaudar para alcanzar esa meta». Es una previsión basada en las cifras históricas de tu empresa. Predice y asume los ingresos y gastos que generará tu negocio en el futuro mes, trimestre o año. ¿Cómo? Observando tus ingresos y gastos del año pasado para estas fechas.

1. Desviación presupuestaria

Un sinónimo que lo explica a la perfección es «presupuesto versus realidad». Tu informe de desviación presupuestaria muestra lo que vos predijiste para los ingresos y los gastos del período, y las cifras reales.

Supongamos que tenés una empresa de rótulos y pronosticás que en enero de 2023 vas a generar $1.000.000 de ingresos y tener un gasto de $500.000 en insumos. A finales de enero, tu desviación presupuestaria muestra que en realidad obtuviste $1.200.000 en ingresos y gastaste $800.000 en materia prima. Disponer de esa desviación te da una imagen financiera real de ese periodo para ver y abordar cualquier anomalía antes de que se te vaya de las manos.

1. Horizonte presupuestario

Es el periodo de tiempo que se proyecta en el presupuesto. La mayoría abarcan un año. Sin embargo, si sos nuevo en el proceso presupuestario, podés empezar abordando tres o seis meses, según los datos históricos de los que dispongas.

1. Ciclo de revisión

Una revisión de 30 días es el plazo de oro. Es decir, una vez al mes debés sentarte a volcar tus números al Excel y analizarlos.

1. Ciclo de planificación 

¿Con qué frecuencia vas a ajustar tu presupuesto? El ciclo de planificación consiste en actualizar los objetivos y las previsiones en función de los datos que vayan surgiendo de la realidad. La planificación y el presupuesto principales se hacen anualmente, con revisiones y actualizaciones de previsiones trimestrales.

1. Presupuestos renovables

Una buena práctica es que tu presupuesto se extienda 12 meses a partir de hoy (independiente de si lo estás mirando hoy o dentro de 3 meses). Es decir, a medida que se completa la revisión de los números del mes actual, se elimina ese mes del presupuesto y se añade otro mes al final del año presupuestario. De este modo, tu presupuesto siempre se proyecta a 12 meses, en lugar de acortarse a medida que te acercas a tu horizonte presupuestario.

Sé que es mucha información nueva que asimilar, pero es necesaria para empezar a aumentar las ganancias de tu negocio. Por eso por hoy vamos a dejar aquí. Te voy a dar tiempo y espacio para incorporar esta nueva información.

Quedate atento al próximo artículo donde veremos los pasos 2 y 3 para trazar un plan de ganancias que te permita tener control sobre tus ingresos.

*Artículo adaptado del blog Emyth

Fuente: Fabiana Mejalelaty Coach de Negocios. https://www.alumbralab.com/

@alumbralab

Dentro de las técnicas de gestión realmente útiles para el día a día de una empresa, la metodología OKR es una de las pocas que puede ser aplicada por cualquier tipo de negocio, sin importar su tamaño o a qué se dedique.

1- Genera un espacio único de trabajo: Si sos un teletrabajador o emprendedor evita realizar tus tareas desde la cama, intenta abandonar todas las distracciones. Busca que tu espacio de trabajo esté siempre limpio y ordenado, tratá de no acumular vasos o platos sucios o incluso juguetes de los niños.

2-Establece una rutina de trabajo: Algunos son efectivos a la hora de manejar programas más flexibles y otros simplemente necesitamos el rigor del horario. ¿A qué hora vas a comenzar? Ten en cuenta que antes deberás contar con tiempo para levantarte, desayunar y tomar un baño.

3- Planifica: Desde la noche anterior por lo menos debe existir un punteo con las tareas que vas a hacer el día siguiente. Importante también para el tema comida; si organizas la noche anterior el almuerzo, no perderás tiempo buscando qué cocinar.

4-Chau redes sociales: Las redes son grandes acaparadores de tu atención, salvo que seas Community Manager recomendamos que las elimines de tu computadora.

5- Ojo con lo que comemos: El hambre es un gran enemigo, tanto en la oficina como en nuestro hogar, tratemos de no recurrir a la comida chatarra, sin un cuerpo sano no podremos ser productivos. Tratá de stockear tus alacenas de alimentos saludables, frutas y verduras. 

6-Date recompensas: Si te resulta difícil estar concentrado, date un premio cada vez que cumplas un objetivo. Por ejemplo, luego de dos horas de trabajo intenso, date 5 o 10 minutos de descanso, tratá de tomar aire y caminar un poco aunque sea por alrededor. 

Los expertos dicen que toma alrededor de 21 días cambiar un hábito, comencemos con estos pasos de a poco y vas a ver como tu productividad empieza a aumentar.

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

Existen apps gratuitas que te ayudarán con este problema, aquí te dejamos algunas:

Gastos diarios: Como su nombre indica, es una plataforma para poder ser organizado con tus gastos e ingresos. Registrá por fecha tus movimientos y generá balances diarios, mensuales o anuales.

Fudget: Podríamos denominarlo más como un planificador de presupuestos. Su principal diferencia con el resto es que permite crear listas sencillas para tu organización. Solamente agregás tu ingreso mensual, cada uno de los gastos que hagas a diario y en la misma pantalla se irán restando para que puedas actualizar tu estado financiero.

Monefy: Se trata de un organizador de finanzas y un rastreador financiero. Cada vez que hagas un gasto, lo ingresas y llevará automáticamente el control del dinero que sale. Además, podrás hacer comparaciones intermensuales para llevar un mejor control.

Splitwise: Aplicación para llevar cuentas y dividir gastos entre familia, amigos o convivientes. Podés saber cuánto debés, cuánto te deben, cuánto dinero dispones, las cuentas a pagar y un balance financiero mensual.

Toshl: Más allá de llevar un presupuesto, permita incluir gastos bancarios para que toda tu información esté en un solo lugar.

Todas estas alternativas tienen opción de pago, pero en su mayoría pueden usarse fácilmente con su plan gratuito.

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com  |  @asistenteonline8