Lo primero es planificar, algo que debe hacerse antes de iniciar cualquier proyecto. Contestar estas preguntas es una clave para hacerlo. ¿Cuál es mi objetivo? ¿Cómo voy a alcanzarlo? ¿Qué pasos y recursos necesito para conseguirlo? ¿Cuál es el presupuesto que tengo? ¿A dónde quiero llegar? ¿Cuánto tiempo me va a demandar?

Lo que sigue es definir a los integrantes del equipo y poner manos a la obra.

La designación de funciones y objetivos es una instancia clave. Hay que conocer cuáles son las principales habilidades y virtudes de cada miembro del equipo de trabajo, para que cada una realice la tarea para la que esté mejor capacitado.

Durante la asignación de roles hay que tener en cuenta el conocimiento, la experiencia y el potencial de cada persona. La división de funciones debe ser clara y específica. De esta manera, se evitarán las superposiciones o que nadie se haga responsable de determinados temas.

Una forma de evaluar la productividad de los miembros del equipo es fijarle a cada colaborador objetivos medibles, con diferentes etapas y fechas de cumplimiento. Esto permitirá controlar los avances de forma periódica y hacer un seguimiento más detallado de los resultados. Así será más fácil detectar posibles fallas y, en caso de necesidad, realizar cambios sobre la marcha.

Otra clave para llevar a cabo una buena gestión de tareas es crear canales flexibles de comunicación donde se puedan mantener charlas fluidas, notificar progresos, evacuar dudas y no perder la familiaridad del día a día. Las plataformas de videoconferencia son una buena opción para realizar encuentros virtuales.

Si bien es la comunicación es imprescindible, no hay que abusar de ella. Hay que evitar el bombardeo de mails y llamadas y reuniones largas sin sentido. Con una comunicación periódica dentro de una agenda previamente establecida será más que suficiente para mantener a todos informados y recibir un feedback.

El flujo de trabajo constante y los problemas puntuales del día a día hacen que se pierda el foco de lo realmente importante. Es muy necesario fijar prioridades.

Cada integrante del equipo debe conocer qué es lo más relevante de su trabajo y la urgencia que tiene cada labor. Esto ayudará a definir los recursos necesarios para cada proyecto y a cumplir con los objetivos.

Hay muchas tareas que están relacionadas entre sí y dependen una de la otra para su realización. Es preciso establecer el grado de interrelación entre ellas y el orden de ejecución.

Saber delegar también es parte de una buena gestión de tareas. A veces uno no puede ni tiene que hacerlo todo. De esta forma, es posible la concentración en lo que es realmente importante.

Confiar en los colaboradores e involucrarlos en el proyecto hará que ganen mayor confianza y se sientan más útiles e identificados con la tarea.

Aprender a decir que no si se está sobrepasado de trabajo. Si se es claro y se explican motivos, compañeros o superiores entenderán el porqué sin que eso genere un problema.

Herramientas de Gestión

Por último, una buena forma de mejorar la asignación de tareas y llevar un control más adecuado de cada una de ellas es mediante el uso de sistemas de gestión.

Estas herramientas corporativas, como la que ofrece Xubio, permiten mejorar la productividad, automatizar funciones, organizar los distintos proyectos en curso y alinearlos con los lineamientos generales de la empresa. En consecuencia, las diferentes tareas se realizan de una manera más rápida, segura y eficiente.

Fuente: Fernando Arzuaga, CEO y cofundandor de Xubio. https://www.cronista.com/pyme

En 1981, el escritor George T. Doran presentó su ensayo There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives (Existe una manera S.M.A.R.T. de escribir las metas y objetivos de la administración) donde desarrolló un enfoque distinto a la hora de trazar metas.

Objetivos SMART significa:

S: Specific (específico), no podemos simplemente enunciar “vamos a ser la mejor empresa de latinoamérica en el rubro” debe ser algo más puntual, como por ejemplo “vamos a ser la empresa referente del rubro en nuestra ciudad”.

M: Measurable (medible), Nuestros objetivos deben ser medibles, debe haber un parámetro concreto que debe indicarnos si la meta fue superada o no. Como por ejemplo “aumentar un 10% nuestras ventas”.

A: Attainable (alcanzable), tiene que ser algo posible que se pueda cumplir. Debemos hacer un análisis de nuestra actualidad para luego trazar nuestras metas futuras.

R: Relevant (importante), nuestro objetivo debe significar algo importante para nuestra compañía, no puede ser algo que pase desapercibido porque de lo contrario nuestra motivación para conseguirlo se verá afectada.

T: Time-Bound (tiempo limitado), un SMART no puede ser eterno, debe tener un plazo concreto de realización dependiendo de nuestro objetivo. El tiempo nos limitará pero al mismo tiempo nos obligará a dar el máximo para alcanzarlo.

Y vos, ¿ya trazaste tus objetivos SMART?

Fuente: Belén Ortega CEO de Secretarias Virtuales | http://www.asistente-online.com | @asistenteonline8

De ahí que sea tan importante comenzar a planificar mejor las horas de tu jornada para que realmente te rinda.

¿Por dónde empezar? Lo primero es definir qué entendemos por gestión del tiempo. Básicamente, se trata de un proceso que consiste en planificar y ejercitar un control consciente de las horas de tu día. El objetivo es que puedas emplearlas en actividades concretas, definidas de antemano y así aumentar tu productividad.

El gran desafío de gestionar el tiempo es manejar y acomodar todas las tareas de la jornada para que convivan en armonía. Por ello no se ciñe solo a lo laboral. Dentro de tu planificación del tiempo también deberías incluir las actividades sociales, familiares y de ocio.

Ahora sí, ya estamos listos para pasar a los tips accionables para que puedas comenzar a usar mejor tu tiempo.

DEFINIR OBJETIVOS CLAROS Y ESPECÍFICOS

No podíamos iniciar este listado de tips para mejorar la gestión del tiempo sin mencionar a los objetivos. Estos son los que marcan el norte y te dicen hacia dónde te dirigís.

Pero no es solo eso. Los objetivos claros y específicos también te ayudan a definir con mayor precisión las acciones que tenés que realizar en tu día a día para llegar allí.

Por ello, en este punto queremos recomendarte el uso de Objetivos y Resultados Clave. Estos son conocidos por sus siglas: OKRs, acrónimo del término inglés Objectives and Key Results.

Esta metodología de gestión creada por el ex CEO de Intel, Andrew Grove, simplifica la forma de encarar los objetivos principales de un negocio. Al mismo tiempo, permite definir las tareas diarias para alcanzar esas metas.

Los objetivos representan la dirección clara que pretende tomar la empresa. A partir de aquí, podés planificar los Key Results o resultados clave. Estos ayudan a medir qué tan cerca está la compañía de alcanzar el objetivo. Se trata de submetas a cumplir para acercarse a la meta principal.

Por último, están las acciones clave, que son las tareas a desarrollar en el día a día para alcanzar los Key Results.

Vamos con un ejemplo:

• Objetivo. Aumentar en un 30% las ganancias anuales en la tienda online de la empresa
• Key Result. Duplicar el número de leads generados por mes.
• Acciones clave. Publicar en redes sociales 3 veces por semana. Generar un anuncio en Facebook Ads cada 15 días orientado al target principal. Hacer email marketing mensual dirigido a clientes potenciales.

Así, con esta metodología podés ser mucho más concreto al definir objetivos. Esto te va a permitir determinar con mayor precisión las acciones a realizar en tu día a día en la administración del negocio .

DISTINGUIR ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

Podríamos llamar a este punto «el arte de priorizar». Dominarlo realmente no es sencillo, pero es necesario si querés mejorar la gestión del tiempo en una empresa.

En los negocios es muy común enfrentarse a este dilema con frecuencia. La distinción entre lo que es urgente e importante es una de las claves en la gestión del tiempo. Dado que te permite priorizar de forma eficaz las tareas, minimizar las distracciones y ganar enfoque en lo que en verdad es relevante durante tu jornada.

AGENDAR LAS TAREAS DEL DÍA A DÍA

Llegó el momento de hablar de la agenda. Hay una frase que cada vez cobra más fuerza en el mundo emprendedor: «si no está en la agenda, no existe». La idea detrás de esta premisa es que toda tarea que no figure en tu lista de cosas por hacer en el día, corre el serio riesgo de no llevarse a cabo.

Citas perdidas con clientes, entrevistas con inversores que no se concretan, formaciones a las que no asistís, pagos que no realizás a tiempo ¿te suena algo de todo esto?

Cuando estás al frente de un negocio, tenés múltiples tareas a asumir en el día a día. Y es normal que algunas se superpongan y otras simplemente se te olviden. Sobre todo, si no las agendás.

La recomendación entonces es crear tu agenda diaria. Es decir, reservar 30 minutos al inicio del día para crear la lista de tareas de la jornada. Por supuesto, estas actividades forman parte de una planificación más grande y tienen que estar alineadas de alguna forma a tu planificación semanal o mensual.

Recordá que siempre estás trabajando para cumplir uno o varios objetivos principales. Tu día a día debe colaborar para alcanzarlos.

DISEÑAR UNA RUTINA

Existe un mito muy arraigado en el mundo emprendedor relacionado a la libertad de horarios. Pero, asociado a ello, también hay muchas responsabilidades y tareas para las que debés destinar tiempo. Lo quieras o no, habrá un momento del día en que tendrás que trabajar en tu proyecto.

Aquí es donde irrumpe la idea de rutina como algo malo. Después de todo, muchos inician sus propias empresas escapando del horario fijo y de la jornada de lunes a viernes de 9 a 17.

Ahora bien, para la mayoría de las personas crear y seguir una rutina resulta funcional. Es lo que les ayuda a gestionar mucho mejor su tiempo y finalizar las tareas previstas para el día.

Lo positivo de diseñar una rutina cuando liderás un negocio es que no tenés la obligación de atarte al mismo horario todos los días.

Al mismo tiempo, podés ir revisando esa rutina para adaptarla al volumen de tareas y los objetivos concretos de cada periodo del año.

En este caso, lo bueno de «ser tu propio jefe» es que podés crear una rutina flexible que vaya evolucionando en el tiempo.

CONOCER A TUS LADRONES DE TIEMPO

Los ladrones de tiempo son aquellas distracciones a las que sucumbís una y otra vez y te quitan muchas horas de tu día, sin darte nada a cambio.

No se trata del tiempo que usas para el ocio o para estar con tu familia. Sino de esas actividades que no te aportan nada, pero te quitan productividad y, sobre todo, tiempo. Horas que podrías destinar a realizar tus pendientes o bien, a disfrutar con tus seres queridos.

Algunos de los ladrones de tiempo más comunes son:

• Redes sociales.
• WhatsApp.
• Email.
• Traslados que llevan mucho tiempo.

Por supuesto que esta lista dependerá mucho de cada persona. Pero, en líneas generales, estas suelen ser las principales distracciones actuales. Para lo cual hay dos recomendaciones básicas:

• Desactivar las notificaciones del teléfono cuando necesitas poner el foco en una tarea concreta.
• Asignar tiempo en tu agenda para estas actividades y así restringirlas a un determinado momento de tu día.

DECIR NO AL MULTITASKING

Uno de los grandes mitos sobre productividad es el multitasking. ¿Qué es esto? la creencia de que hacer varias cosas al mismo tiempo permitiría avanzar más rápido.

Imaginate que al comenzar el día escribís en tu agenda las tareas que tenés que realizar. Por ejemplo:

• Cerrar una alianza con otra marca para una promoción.
• Contactar a tres potenciales clientes.
• Pedir cotización a un proveedor.

Parece que todo marcha bien, definiste tus prioridades de forma clara. Sin embargo, mientras le escribís un correo electrónico a la marca con la que querés colaborar para la promoción, revisas los últimos presupuestos que te pasó el proveedor para tener datos concretos y así poder cotejar. O consultas la información de los clientes a los que tenés que contactar.

Esto hace que abras muchos frentes de trabajo y que no te enfoques al 100% en ninguno. Al final ¿qué calidad crees que tendrá cada una de estas tareas? ¿Vas a poder terminarlas en el día?

Para mejorar tu gestión del tiempo lo ideal es ir de una tarea a la vez, con un enfoque pleno en cada actividad antes de pasar a la siguiente. Esto hace que puedas resolver en menos tiempo cada pendiente y que el resultado final sea más eficaz.

DESCANSAR ENTRE TAREAS

Parece mentira, pero muchas veces pasamos por alto algo tan simple como descansar entre tareas. Sin embargo, diversos estudios coinciden en que los períodos de descanso entre sesiones de trabajo intenso resultan clave para mejorar el rendimiento.

Los seres humanos tenemos un límite de concentración, no podemos estar enfocados al 100% todo el tiempo. La mente se fatiga, por ello, debemos darle descanso.

Estirar las piernas, salir a caminar, pasear al perro o simplemente tomar una siesta. Todas estas actividades suponen un corte en la continuidad de las tareas de tu agenda y un descanso. Por ello, es una recomendación clave a considerar en tu gestión del tiempo.

APRENDER A DELEGAR

Delegar es, posiblemente, una de las habilidades más difíciles de poner en práctica, sobre todo si dirigís un negocio. Muchas personas creen que estando en cada detalle podrán tener un mayor control y las cosas saldrán mejor.

Pero no delegar te impide gestionar tu tiempo de manera eficaz. Quizás ocupas muchas horas de tu día en tareas que no son relevantes o son poco productivas por no poder cederlas a las personas de tu equipo.

Una forma de aprender a delegar también puede ser utilizar la tecnología como aliada. Los distintos softwares y herramientas en la nube pueden ser de gran ayuda para automatizar tareas en tu negocio. Así, podés ahorrar tiempo en las actividades repetitivas que consumen horas de tu día a día.

EN CONCLUSIÓN

Mejorar la gestión del tiempo es un gran desafío, pero también es clave para poder planificar las horas de tu día en pos de tus objetivos.

Priorizar, agendar, crear rutina, descansar e incluso delegar son algunas de las prácticas recomendadas. Además, podés crear tu propio sistema y descubrir qué es lo que mejor funciona en tu caso.

Es clave mejorar tu gestión del tiempo a través de la automatización de tareas. Xubio.com es una solución en línea puede ayudarte a optimizar las horas de tu día a día.

Fuente: Fernando Arzuaga CO Founder de xubio. https://www.cronista.com/