Una de las preguntas que más surgen en las mentorías es: “¿Qué sistemas tengo que implementar para que mi negocio funcione como yo quiero?”.

Y debo confesarlo: me encanta escuchar esta pregunta. Por un lado, porque los sistemas permiten lograr resultados consistentes. Por otro, porque significa que ese líder de negocio está listo para plantearse mejoras, hacerse las preguntas adecuadas y encontrar las respuestas a esas interrogantes.

Para desarrollar tu negocio desde una perspectiva de sistemas, necesitás preguntarte: ¿cómo lo haría un negocio de franquicia? Una franquicia es un prototipo que funciona sin importar quién trabaje en esa empresa. Además, si querés conservar tu diferencial y calidad, deberías hacerte una segunda pregunta: ¿Cuál es tú “manera de hacer las cosas”?

Si deseás una empresa con resultados sostenibles, que se destaque en el mercado y que no dependa de las personas, necesitás sistemas bien diseñados.

A continuación, te dejo 5 conceptos claves para encarar una sistematización de procesos.

Cinco principios claves de la sistematización empresarial 

1. La forma en que pensás tu negocio, es la forma en que terminás haciendo negocios

Cada empresario adopta tres personalidades distintas en su forma de pensar -y de trabajar- su negocio:

• El técnico se centra en el trabajo diario de fabricar, vender y entregar, con poca o ninguna capacidad para dar un paso atrás y ver el panorama general.
• El directivo se enfoca en lograr resultados a partir de sistemas. Se encarga de analizar los datos para realizar mejoras continuas.
• El emprendedor es el visionario que se esfuerza por acortar la distancia entre la situación actual de la empresa y la visión a la que se aspira.

Analizá cómo estás actuando y, sobre todo, cómo deberías actuar para que tu negocio crezca.

2. Todos los negocios tienen los mismos 7 sistemas

No hay ningún negocio como el tuyo. Pero al mismo tiempo, ninguno es único. Todos están compuestos por estos siete sistemas esenciales:

1. Liderazgo
2. Marketing
3. Finanzas
4. Gestión
5. Atención al cliente
6. Generación de clientes potenciales
7. Conversión de clientes potenciales

Estos siete sistemas crean una estructura fuerte. Tenerlos en cuenta, y comprometerte con ellos, hará que tu empresa crezca en forma ordenada y sólida.

3. Construir un negocio basado en sistemas es una decisión estratégica

Si no podés documentar cómo funciona cada uno de estos siete sistemas en tu empresa, lo más probable es que no estén definidos. Y, por lo tanto, no produzcan los resultados que deseás. Ahora, sin importar cuáles sean esos resultados que querés conseguir, necesitás sistemas diseñados con intención para alcanzarlos. Al construir una empresa basada en sistemas, estás tomando la decisión estratégica de diseñar un negocio que no dependa de vos.

4. Los sistemas dan más espacio para que te dediques a otras tareas

La idea de “crear sistemas” puede parecerte aburrida, monótona y hasta un poco limitante. Yo creía lo mismo. A nadie le atrae la propuesta si lo pensamos como “una serie de tareas que debemos repetir una y otra vez”. Sin embargo, implementar sistemas va a permitirte tener más tiempo libre.

Pensá en tu empresa como si estuvieras construyendo una máquina elegante y bien engrasada. Con una herramienta de trabajo así vas a poder producir resultados consistentes, fiables y con un crecimiento sostenible. Además, como funciona tan bien, cualquiera podría manejarla.

¿Qué te quiero decir con esto? Gracias a los sistemas podrás entregar productos o servicios de calidad que dejen contentos a tus clientes y, también, dejar de trabajar como “la única persona que sabe como hacer las cosas”. Podrás centrarte en ser el líder que tu negocio necesita.

5. Siempre a tiempo, exacto como prometiste

Una vez diseñados tus sistemas (y probados), vas a ver que las tareas en tu negocio van a fluir sin problemas. Y no vas a ser el único que lo note.

Los clientes van a ver que lográs satisfacer sus necesidades o resolver sus frustraciones. Van a sentirse atraídos por tu capacidad de ofrecer resultados rápidos y constantes. Eso les genera satisfacción y los mantiene comprometidos. Los clientes van a querer volver una y otra vez porque tus sistemas te permiten cumplir siempre tu promesa de marca.

Teniendo estos conceptos en mente, ya podés empezar a diseñar tus sistemas con intención.

Fuente: https://www.alumbralab.com/blog/

En Colombia, ha sido un mecanismo que ha ganado terreno en el ecosistema corporativo en los últimos años. De hecho, según el World Factoring Yearbook 2020, el país se ubica entre las naciones con mayor crecimiento del factoring en América Latina, con un aumento del 12,9 % de las operaciones de este tipo.

Andrés Sarmiento, gerente de soluciones financieras de Suplos, responde las dudas más frecuentes que surgen alrededor de este asunto:

¿Cuáles son las diferentes modalidades de factoring que existen en Colombia?

Factoring puntual: El factoring al contado permite descontar una sola factura por única vez sin contratos a largo plazo, lo que permite una mayor flexibilidad.

Factoring completo: Con este, se requiere que una empresa envíe todas las facturas de los clientes. Las tarifas son generalmente más bajas que el factoring puntual, pero la mayoría de los factores cobrarán una tarifa de terminación considerable si decide cancelar su contrato con ellos.

Con recurso: En esta modalidad, si el cliente no devuelve el pago de la factura que envió a la empresa de factoring, debe cubrir los costos y volver a comprar la factura del factor. Por lo general, este tipo de factoring es menos riesgoso para el factor y más asequible que el “sin recurso”.

Sin recurso: Aquí los dueños de negocios no serán responsables si sus clientes no pagan la factura pendiente. Sin embargo, las tarifas tienden a ser más altas porque la empresa de factoring asume un mayor riesgo. Además, la mayoría de los factores sin recurso evitarán aceptar facturas de sus clientes que tienen puntajes crediticios bajos y un historial de pagos deficiente.

Factoraje de facturas: Esta modalidad consiste en la venta de las cuentas por cobrar de una empresa con un descuento a una compañía de factoraje a cambio de un anticipo en efectivo. El monto del anticipo suele ser del 80 al 95 % de la factura vendida.

Financiamiento de facturas: Con el financiamiento de facturas, los dueños de negocios no venden sus cuentas por cobrar a la empresa de factoraje. Al contrario, usan sus cuentas por cobrar como garantía para calificar para un préstamo. Aquí el monto del préstamo depende de la solidez de sus facturas.

¿Cuáles son las industrias que más implementan el factoring en Colombia?

Los que mayor uso hacen de las herramientas de factoring en el país son los sectores de transporte, servicios de dotación de personal, fabricación, construcción, distribución, consultoría, desarrollo de software, marketing, relaciones públicas y creatividad.

¿Cuáles son los ítems qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir un servicio de factoring?

Servicios: Hay que tener en cuenta las modalidades de servicios que ofrecen para elegir el mejor según las necesidades de la empresa.

Flexibilidad: Es importante encontrar un servicio que sea flexible y que no tenga contratos o ataduras que limiten las operaciones. Se recomienda adquirir un mecanismo que se acople a la necesidad particular del negocio y así mismo acompañe las solicitudes de caja de este.

Velocidad: Es importante saber qué tan rápido se pueden obtener fondos. Algunas empresas de factoring tardan meses en configurar una cuenta comercial, mientras que hay otras soluciones modernas donde pueden configurar una cuenta en menos de un día y con ello, obtener fondos en horas.

Transparencia: Es vital tener claridad sobre las condiciones en las que se ceden las facturas, teniendo claro cuánto dinero se descuenta, qué comisiones o gastos se cobran para determinar si las operaciones son rentables.

 ¿Qué tan costoso es el factoring en Colombia?

En gran medida depende de la capacidad financiera del pagador de la factura y de la modalidad de factoring. En Colombia, es una buena alternativa para las pymes que están iniciando su vida crediticia o que tienen un mal score de crédito. El costo puede variar entre el 10 % y el 26 %.

Fuente: https://www.elheraldo.co/economia/