Cómo expresar ideas con claridad. ¡Todo lo que siempre quisiste saber!

Comunicación clara como el agua

La claridad es la cualidad indispensable para que nuestro interlocutor lea o escuche y comprenda sin dificultad lo que queremos comunicarle. Esto incluye tanto el sentido como el propósito. Por eso, olvídate de mensajes difíciles, aburridos o confusos. Cuanto más directo llegues al punto, mejor te comprenderán. Y más te lo agradecerá tu interlocutor.

En un texto es importante que chequees y resuelvas los 8 problemas de claridad más frecuentes:

1. Exceso o falta de información
2. Falta de hilo conductor
3. Conceptos sin definir o definidos en forma compleja
4. Temas tratados vagamente, sin estrategia
5. Desorden o falta de lógica en el orden de la información
6. Presentación con ideas abstractas
7. Mal uso de los signos de puntuación, que crean confusión
8. Uso de un lenguaje excesivamente técnico, inexacto o ambiguo

Como habrás observado, muchos de los aspectos anteriores aplican tanto a la comunicación escrita como a una conversación. Cuando vas a expresar tus ideas: “Procura, no que alguien te pueda entender, sino que nadie pueda dejar de entenderte” (adoro esta frase de Quintiliano).

¿Quieres ser más asertiva al hablar? ¡No te pierdas este post sobre cómo lograrlo!

4 claves para expresar tus ideas con claridad

1-Definir tu objetivo. ¿Qué es lo que quieres lograr? ¿Vas a informar, argumentar, describir o persuadir? No es lo mismo transmitir una información, como por ejemplo el horario de trabajo a un nuevo empleado, que argumentar ante un comité acerca de una falla o redactar un texto persuasivo para aumentar las ventas. Define puntualmente cuál es tu propósito, recuerda el proverbio que dice: “Una flecha sin un objetivo jamás dará en el blanco”.

2-Conocer tu audiencia. ¿Hablarás frente a tu equipo de colaboradores, con un posible comprador, ante un grupo de desconocidos? Tu interlocutor, ¿conoce suficiente sobre el tema o requerirá un mensaje más explicativo? ¿Sabes qué edad tiene, cuál es su formación cultural? ¿Crees que tendrás que vencer obstáculos o que tendrá una actitud receptiva? ¿Cuál es el mejor tono para dirigirte a él/ella?

Intenta ver el tema desde supunto de vista y no desde el tuyo y adecúa los contenidos a surealidad. Para esto puedes emplear la técnica de las 3 haches:

1. Haz que se implique: dirígete a esa persona o a ese grupo de personas en particular. Aprende sus nombres y utilízalos durante tu comunicación.
2. Hazte las preguntas que podrían realizarte y asegúrate de que tu escrito o tu conversación las responderán. Puedes incluirlas como disparadores en una conversación o como subtítulos en un texto.
3. Haz que se interesen. Comienza siempre con lo más relevante, relaciónalo con tu lector o tu audiencia. Incluye únicamente detalles relevantes.

Recuerda: “Conoce a tu audiencia como a ti misma”.

3-Conocer el contexto en el cual darás a conocer tu idea. Una conversación cara a cara ofrece innumerables ventajas a la hora de persuadir o de transmitir información sensible. Sin embargo, un texto escrito permite una aproximación al tema sin presiones de tiempo ni de comentarios de terceros Además facilita la reflexión. ¿Tu mensaje será leído en un Smartphone, en un informe impreso o será escuchado en vivo? Conoce a fondo las diferencias entre la comunicación oral y la escrita para decidir a tu favor qué método usar. Porque es bueno tener presente que “Comunicar es mucho más que decir”.

4-Armar una estrategia. Traza un bosquejo de tu objetivo, tu audiencia, el tema principal y los temas secundarios, define cuál canal vas a utilizar para expresar tus ideas y organiza tu texto o tu exposición momento a momento. La técnica de las 8 preguntas te ayudará a incluir la información esencial que no debe faltar:

3. ¿Qué?
4. ¿Quién?
5. ¿Dónde?
6. ¿Cuándo?
7. ¿Por qué?
8. ¿Cómo?
9. ¿Cuál?
10. ¿Cuántos?

Tips para expresarte con claridad por escrito

Toma nota de los siguientes consejos y estarás comunicándote como una experta:

Una idea por oración. Para facilitar la comprensión cada oración debe contener sólo un concepto. Evita conectar frases con ¨y¨, ¨por lo tanto¨, ¨en consecuencia¨. Es preferible reemplazar esos conectores por punto seguido y convertir lo que sigue en una nueva oración.

Usa la redacción directa. Yendo al punto llegarás directamente a la idea central y ganarás en sencillez y comprensión:

Respeta la estructura Sujeto-Verbo-Complemento. Nombra primero al sujeto y acomoda las acciones según el orden en que se producen. Es más claro expresar quién hace qué desde el comienzo de la oración y luego incluir el resto de la información. El maestro Yoda, personaje emblemático de Star Wars decía: “Difícil mi misión es, pero imposible no”. Poner el verbo al final le da ese toque peculiar tan característico. Es lo que justamente tenemos que evitar si queremos hablar de manera “normal”.

No “escondas” información importante en medio de la oración. En lugar de decir: “Con respecto a la reducción de los costos, la gerencia ha elaborado diversas propuestas”, dilo en forma directa: “La gerencia elaboró diversas propuestas para reducir los costos”.

Bonus track

El genial George Orwell escribió en 1946 en el ensayo La política y el lenguaje sus 5 reglas para una escritura efectiva:

1. Jamás uses una metáfora o cualquier otro recurso del habla que estés acostumbrado a ver publicada. Hay que evitar usar frases-gancho demasiado utilizadas, por ejemplo “estar en manos de”, “el talón de Aquiles” y otras.
2. Nunca uses una palabra larga donde puedas usar una corta. Usar palabras largas no hará que suenes más inteligente. Además, usadas de forma incorrecta tendrán el efecto contrario y sonarás pretencioso y arrogante.
3. Si es posible acortar una oración, hazlo. La gran literatura no es más que el máximo significado de una idea expresado con el más simple de los lenguajes. Cada palabra que no contribuye al significado del texto le quita fuerza. Menos es más. Siempre.
4. Nunca uses la forma pasiva si puedes usar la activa.  Un ejemplo: El hombre ha sido mordido por el perroes una frase en forma pasiva. Para hacerlo activo di: El perro mordió al hombre. La voz activa es más directa y tiene mayor fuerza.
5. Rompe cualquiera de estas reglas tan pronto como lo que digas se vuelva ridículo. Esta regla extra es la que reúne a todas las demás. Por encima de todo, asegúrate de usar el sentido común.

Ya sea por escrito o en una conversación, si tu mensaje suena natural tendrá más chances de ser bien recibida y aún más de ser bien comprendida. Y recuerda la recomendación de la poeta chilena Gabriela Mistral: “No digas todo lo que piensas, pero piensa todo lo que dices”.

Fuente: Betina Bensignor, coach de escritura.

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