Qué es y por qué automatizar procesos

Hoy en día se habla mucho sobre la automatización de procesos, pero ¿qué es? Podríamos decir que automatizar procesos es utilizar tecnología para ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero. En otras palabras, es hacer más con menos.

Todos sabemos que hay muchas tareas con las que se pierde demasiado tiempo. Tiempo valioso que se puede utilizar para crear estrategias que hagan crecer al negocio. La automatización de procesos ofrece una oportunidad única para mejorar la calidad y eficiencia de procesos.

¿CÓMO PUEDO AUTOMATIZAR PROCESOS EN MI NEGOCIO?

Asombra saber la cantidad de tareas aburridas y repetitivas que se pueden automatizar. No importa el tamaño de la empresa, la automatización es útil hasta para un proyecto de tan solo una persona.

VENTAS Y COBRANZAS

El Excel es la estrella de esta área ya que es una herramienta versátil, pero que puede traer grandes dolores de cabeza porque con tantas planillas se pueden cometer muchos errores.

Un software de gestión como el de Xubio es una de las tecnologías que permiten automatizar procesos ya que se pueden centralizar todos los datos y evitar errores al ingresar los movimientos vinculados a una operación desde un mismo lugar.

Es posible generar presupuestos y facturas electrónicas con solo un clic y enviarlos a clientes desde la misma plataforma. De forma automática se actualizará la contabilidad, las cuentas corrientes de clientes y el stock.

Si contás con una tienda online como Mercado Libre o Tienda Nube, también podés importar todas tus operaciones para facturar más fácil y rápido.

Además, este tipo de softwares trabaja en la nube por lo que podés chequear todo desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

COMPRAS Y PAGOS

La gestión de órdenes de compra, remitos, recepción de facturas y pago a proveedores también es un proceso que se puede automatizar con un software de gestión.

La conciliación bancaria automática también es posible con las nuevas herramientas. De esta forma, se facilita la precisión del registro y la integridad de las operaciones.

Manteniendo al día los registros de cobros y pagos, podemos realizar un mejor seguimiento de las cuentas corrientes de clientes, proveedores y finanzas. También podemos hacer un seguimiento de los cheques pendientes de cobro y gestionarlos al día.

PROYECTOS

Otra manera de automatizar procesos es a través de herramientas como Trello, Asana, Slack, Proyect Manager, Bitrix24.

La gestión de proyectos con ideas claras y organización provee a la organización de visión, motivación y un propósito.

Por ello, estas herramientas colaborativas son tan relevantes para facilitar el cumplimiento de los objetivos planteados. Favorecen la comunicación entre todos, la organización de tareas y el control de los resultados obtenidos.

Si bien muchas veces es necesario la atención de un ser humano, los chatbots pueden acelerar los procesos de respuestas predecibles.

También podrías incorporar un CRM para optimizar y organizar las relaciones con  clientes de forma más efectiva. Microsoft Dynamics, Zendesk, Salesforces son solo algunas de las herramientas que podrías utilizar.

MARKETING Y REDES SOCIALES

Existen algunas plataformas que permiten centralizar las distintas técnicas de marketing digital. El Social Media, Content Creation, Email Marketing se puede controlar y optimizar con dichas plataformas.

BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

Aumento de la productividad: Se logra al eliminar las tareas manuales y repetitivas. En consecuencia, los tiempos de trabajo se reducen y aumenta la productividad.

Ahorro de dinero: El esfuerzo que se deja de volcar en tareas manuales y la optimización de tareas se traduce en un ahorro de dinero.

Minimización de errores: Los sistemas de gestión suelen realizar controles internos y advierten el ingreso de información duplicada o de un período incorrecto.

Obtener información más precisa: Al favorecer la integridad de los datos y evitar errores podemos contar con información mucho más exacta y confiable.

Mejorar la calidad de las operaciones: El acercamiento a la precisión a través de la automatización de procesos nos provee de operaciones de mejor calidad.

Fuente: Fernando Arzuaga CEO y Co founder de Xubio. https://www.cronista.com/pyme/