Proyectá cuánto querés ganar y hacelo realidad (parte 2)

La semana pasada te conté las posibles consecuencias de perder el control sobre las finanzas de tu negocio. Haré un breve repaso, en caso de que te resulte difícil recordarlo.

En el mundo empresarial es muy común normalizar el no tener control de nuestros números. Tomar parte del dinero que ingresa para pagar a un proveedor, otro poco para gastos personales y así vamos. ¿Esto te suena?

Si te estás manejando de esta manera, no te avergüences. Un 90% de los emprendedores y muchos empresarios cometen este error. Lo importante es corregir este mal hábito cuánto antes.

En el artículo de la semana pasada te conté cómo comenzar a ordenar tus números para evitar las 2 situaciones más estresantes que puede vivir un empresario: que su negocio se estanque o crecer perdiendo el control.

3 pasos indispensables para tener más control sobre tus ganancias.

Para ayudarte a crear tu plan de ganancias para 2022 (también conocido como presupuesto operativo), te contaré los tres pasos para construirlo y utilizarlo de manera eficiente:

(Paso 1: Entender los términos financieros básicos.) Leelo en: https://expopyme.com.ar/2022/03/28/proyecta-cuanto-queres-ganar-y-hacelo-realidad-parte-1/

Paso 2: Obtener los datos que necesitás.

Paso 3: Trabajar con los datos y hacerlos trabajar para vos.

En el artículo anterior vimos las razones por las cuales no estás generando las ganancias que querés. Llegó el momento de dejar de conformarte con los ingresos que estás recibiendo. Tal vez te ayudan a sobrevivir, pero sé sincero, ¿es el monto con el que soñás? Estoy segura de que tu monto de facturación ideal es mucho mayor al que estás generando.

El gran problema por el que muchos empresarios dejan de crecer es porque se conforman. No caigas en esa trampa.

Veamos los pasos 2 y 3 de un plan de ganancias para proyectar y aumentar de forma radical tus ingresos.

Paso 2: Obtener los datos que necesitás.

El siguiente paso es rastrear tus números y ponerlos en orden. ¿Cómo? Creando tu presupuesto inicial, el primero de los dos documentos que necesitás para empezar a ver tus números con claridad. Si sos como muchos propietarios de negocios, esta tarea, que a priori parece simple, puede ser un gran desafío. ¿De qué depende su complejidad? De lo bien que estés haciendo el seguimiento de tus ingresos y gastos.

Este primer documento es una proyección de un período de 12 meses. Es tu mejor estimación de cómo serán tus números a lo largo de los próximos 365 días basándote en datos históricos. Desde ya te adelanto que no será 100% exacto. Así no te pongas exigente. Sin embargo, será el comienzo de un proyecto que se convertirá en una gran herramienta para tu negocio (y cada vez más precisa) a lo largo del tiempo. Como todo, es cuestión de práctica y dejar que madure.

Aquí tenés una plantilla básica de cómo estructurar tu documento:

Te recomiendo empezar con una tarea tan sencilla como desglosar los gastos por categoría. Preguntate:

• ¿Cuánto gasté el año pasado?
• ¿Cómo puedo rastrear esa información?
• ¿Representa esta cifra una buena estimación de lo que podría gastar el año que viene?

Por ejemplo, uno de mis clientes estaba intentando calcular su gasto en material de oficina, pero nunca había hecho un seguimiento de esas compras. Sin embargo, sabía que había abonado todo el material de oficina con su tarjeta de crédito. «Tengo los extractos de mi tarjeta de crédito de los últimos tres meses y calculé que gasté $50.000 en este periodo», me dijo. «Así que probablemente gastaré $150.000 en el año 2022». Con esa cifra inicial en la mano, pudo hacer una estimación razonable de este gasto en particular, y repetir el proceso para otros.

Hacer un seguimiento de todas las cifras necesarias para elaborar el primer borrador de un presupuesto operativo suele ser abrumador, pero la clave es empezar por algún lugar. Hacé lo mejor que puedas con lo que tenés a mano, así sea una estimación aproximada.  Es posible que pase hasta un año antes de que tengas la información y hayas entrenado la habilidad de crear un presupuesto operativo bien preciso.

A continuación, veremos cómo mejorar tu capacidad para hacer buenas proyecciones.

Paso 3: Trabajá con los datos y hacelos trabajar para vos.

Este es el punto donde puede tornarse complicado para muchos propietarios de empresas: tienen un presupuesto operativo en la mano, pero ¿entonces qué? Algunos piensan: «Muy bien, lo logré” y lo dejan en un cajón para no volver a mirarlo. Pero eso es justo lo que debés evitar si querés convertirlo en un verdadero plan de ganancias.

Tu presupuesto debe ser un documento vivo. Tenés que ponerlo a trabajar de forma circular. Esto se logra revisando el rendimiento real con cierta periodicidad, comparándolo con las proyecciones del presupuesto y ajustándolo en consecuencia.

La clave está en la constancia: hacé una revisión mensual.

La elaboración de un presupuesto no es algo que se hace una vez al año y listo. Lo ideal es que lo revises cada 30 días, una frecuencia prudente que nos permita tomar medidas en caso de que algo este yendo mal. Sin embargo, tampoco debemos verificarlo tan seguido como para que ese conjunto de datos sea demasiado pequeño y produzca una falsa lectura.

La segunda clave: utilizar un informe de desviación del presupuesto.

Este informe muestra los ingresos y gastos previstos junto a los ingresos y gastos reales, y la diferencia entre ambos. También establece el margen de ganancia que te propusiste y lo cerca que estás de él al final de cada mes.

Es posible que descubras que los números no coinciden al principio. No pasa nada. Recordá que se trata de un trabajo constante. Si en el presupuesto del primer mes proyectaste un 50% de ganancia neto y obtuviste un 35%, eso puede ser alarmante. Sin embargo, puede haber una variedad de razones por las que no coincida. Ahora tenés todos tus números en orden para analizar cuáles pueden ser esas razones.

Además de ayudarte a realizar proyecciones precisas a futuro, este informe te indicará cuándo debés preocuparte y cuándo debés ir a buscar más información.

Por ejemplo, otro cliente que vende carteles por Internet vio cómo sus ingresos mensuales se disparaban un 10%. Sus costos de producción también aumentaron, pero un 30%. ¿Qué fue lo que pasó? Gracias a tener sus números claros, pudo darse cuenta de que esa cifra se debía a que había hecho una compra previa de suministros en caso de que siguieran aumentando los pedidos. No había de qué alarmarse.

Sea cual sea el caso, tener esas cifras delante es útil para detectar anomalías que de otra manera podrían pasar por alto. Esta herramienta te obliga a pensar en cómo el dinero se conecta con lo que sucede semana a semana y mes a mes en tu negocio.

Tercera clave: ajustarse a las necesidades del momento.

Supongamos que empezás tu primer presupuesto en enero de 2022 y pronosticas $2.400.000 de ingresos para el año, $200.000 al mes. En tu informe de mayo, ves que los ingresos solo alcanzan los $800.000 para el año (en lugar de $1.000.000, como habías previsto). ¿Qué pasó y qué hacés ahora? ¿Tu facturación tiene picos y caídas estacionales? ¿Necesitás ajustar todas tus cifras para el resto del año, o fue una excepción y los ingresos van por buen camino?  

Solo vos podés responder a estas preguntas en función de la naturaleza de tu negocio y de los detalles específicos sobre lo que ocurrió en esos cinco meses. Sea como sea, ahora tenés cifras reales y una visión de cómo va a afectar a tu negocio el resto del año.  Tal vez lo más poderoso de todo esto es que te encontrarás haciendo preguntas y buscando respuestas que nunca se te hubieran ocurrido hacerte sin tu ciclo de presupuesto y revisión.

Cuanto más repitas este ciclo, comparación y ajuste, más cómodo te sentirás con las finanzas de tu empresa y mejor podrás planificar las ganancias. Ver lo que está ocurriendo te permite tomar medidas, ajustar de forma constante y mantenerte en el camino hacia un objetivo.

Viendo claros tus números, podrás…

• Tomar mejores decisiones que hasta puedan traerte mayores ganancias con el mismo esfuerzo.
• Evitar el estrés de un mes ver, por ejemplo, que tus ingresos disminuyeron en un 30%. Teniendo todos tus números volcados en una planilla podrás analizar a que se debe esa disminución y tomar acciones para corregir ese desvío.
• Mi favorita, hacer crecer tu negocio como nunca antes habías logrado hacerlo.

*Artículo adaptado del blog Emyth

Fuente: Fabiana Mejalelaty Coach de Negocios. https://www.alumbralab.com/

@alumbralab