Plan para recuperar las finanzas en una empresa
Aliviar las finanzas en una empresa se parece mucho al plan que seguimos para recuperar nuestra salud: todo parte de un diagnóstico que dicta el tratamiento a seguir.
Mantener las finanzas equilibradas y aprender a superar los números rojos después de una crisis es una tarea crítica, especialmente en un país como México, en donde las pymes aportan el 70 por ciento de los empleos.
Por eso, te invitamos a aprender cómo recuperar las finanzas en una empresa. Comenzaremos definiendo los objetivos a alcanzar y los pasos para efectuar un diagnóstico, para concluir con una serie de buenas prácticas.
👉 Te brindamos 13 consejos para llevar la administración financiera de una empresa.
¿Qué son las finanzas sanas para un negocio?
Así como la salud personal no se trata solo de la ausencia de enfermedades, sino de un estado completo de bienestar, las finanzas sanas en un negocio consisten en el sano equilibrio entre ingresos y gastos, así como entre activos y deudas.
Tal como refiere el sitio The Balance, este estado de bienestar en una empresa puede involucrar:
- Adecuados niveles de rentabilidad
- Bajo riesgo o endeudamiento
- Activos de calidad que cubren fácilmente las deudas
- Cobranza al día
- Óptima rotación de inventarios
Como veremos más adelante, las finanzas de una empresa se miden a través de indicadores, métricas o razones, tanto como las que emplean los médicos.
👉 Hablando de un sano equilibrio financiero, no te pierdas nuestro recurso 9 consejos clave para las finanzas de tu negocio.
Pasos para el diagnóstico de las finanzas en una empresa
Dado que la salud es el agregado de una serie de condiciones, para determinar este estado se lleva a cabo un examen o diagnóstico financiero.
En términos generales, consiste en revisar los estados financieros y calcular una serie de indicadores o razones, en lo que se conoce como el método de las razones financieras. Veamos lo que la Harvard Business School nos recomienda.
1. Analiza el balance general de tu negocio
Conocido también como estado de situación financiera, el balance general determina la posición del negocio en cuanto a activos, pasivos y patrimonio de los socios en una fecha específica:
| Componentes del balance general | ¿En qué consiste? |
| Activos | Recursos que la empresa emplea para operar, tienen su contrapartida en el rubro pasivos + patrimonio. |
| Pasivos | Se conforma por los recursos que la empresa tomó de fuentes externas y que debe pagar o devolver, ya sea a corto o largo plazo. |
| Patrimonio | Los recursos que los socios han dispuesto para sostener las operaciones, ya sea por aportes directos o por reinversión de beneficios.
|
Tanto los activos como pasivos pueden ser corrientes (circulantes) o no corrientes, lo que indica si se pueden convertir en efectivo en el corto o largo plazo.
Estos son algunos puntos de atención cuando analizamos el balance general y que dictan si el negocio ostenta o no unas finanzas sanas:
- Cuánta deuda tiene la empresa y si se concentra a corto o largo plazo
- Cuál es la proporción de esa deuda respecto al patrimonio
- Cuán líquido es el negocio
- Cuánto dinero concentra en efectivo, en cuentas por cobrar y en inventarios
- Si los activos a corto plazo superan los pasivos a corto plazo
- Si los activos en general superan los pasivos.
- Cuánto tiempo le lleva en promedio recuperar las cuentas por cobrar a clientes (Estrategias de cobranza)
- Cuánto tarda en pagar a sus proveedores
- El tiempo promedio que tarda en vender el inventario de mercancías disponibles
2. Revisa el estado de resultados
El siguiente paso para realizar el diagnóstico de las finanzas en una empresa es el estado de resultados.
Se trata del segundo estado financiero y da cuenta de los ingresos, los gastos y las ganancias o pérdidas (resultados) del negocio para un período de tiempo, que puede ir de un mes a un año.
De arriba abajo, el estado de resultados comienza con los ingresos durante el período de tiempo evaluado, a los que se restan los costos de producir o vender para obtener la utilidad bruta o resultado bruto.
Continúa dando cuenta de los gastos que restan a la utilidad bruta para conocer la utilidad antes de intereses e impuestos o resultado operativo.
Finalmente, se deduce lo pagado en intereses e impuestos para generar la utilidad o beneficio neto que se reparte a los socios vía dividendos o se reinvierte en el negocio.
Estos los puntos de atención del estado de resultados en cuanto a la salud financiera:
- Que los ingresos cubran satisfactoriamente todos los gastos, incluidos intereses e impuestos.
- Cuánto crecen los ingresos y la utilidad período a período.
- El porcentaje de cada uno de los resultados respecto a los ingresos.
- Del resultado neto, lo que la empresa paga a los accionistas vía dividendos o reinvierte en el negocio.
3. Examina el estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo es el tercero de los estados financieros de la empresa.
Aunque es el menos conocido, es muy importante por cuanto muestra la forma en que la empresa genera y utiliza su efectivo durante un período de tiempo.
Para ello, las fuentes y usos de efectivo se dividen en tres grandes categorías:
- Operaciones
- Inversión
- Financiación
Cada una de estas posiciones se concilia con un saldo inicial y un saldo final de efectivo.
En cada categoría, un saldo positivo determina un flujo de caja provisto y un valor negativo un flujo de caja usado.
Estos son los síntomas que determinan salud financiera a partir de estado de flujo de efectivo.
| Estado de flujo de efectivo
Checklist para la salud de las finanzas de una empresa |
||
| Sí | No | |
| Operacionalmente la empresa genera flujo neto positivo | ||
| Este flujo de operaciones positivo permite pagar deudas o financiar inversiones | ||
| La empresa no liquida inversiones para cubrir déficit en operaciones | ||
| La empresa no se endeuda para cubrir déficit en operaciones | ||
4. Elabora y analiza las razones financieras
Las razones financieras complementan la información del análisis de los estados financieros y son una poderosa herramienta para determinar la salud financiera del negocio.
Entendemos por razón a una relación (suma, resta o cociente) entre dos o más cuentas de los estados financieros y pueden ser muy numerosas.
Pero para que su uso sea efectivo, éstas se limitan en número y se agrupan en categorías:
- Liquidez o solvencia
- Endeudamiento o riesgo
- Actividad, calidad o eficiencia de los activos
- Resultado o rentabilidad
Estas son algunas pautas para evaluar la salud financiera a partir del método de las razones:
- Los índices de liquidez y solvencia deben ser mayores de 1
- El endeudamiento o riesgo debe ser bajos (25% – 33%)
- La rotación de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar debe ser rápida
- Los indicadores de resultados deber mejorar o ser más satisfactorios cada año
👉 Encontrarás una amplia orientación sobre cómo interpretar las razones financieras en nuestra entrega: Método de razones financieras: mejora la gestión de tu negocio.
5 mejores prácticas para lograr unas finanzas sanas
Ya sabes qué son las finanzas sanas y cómo realizar su diagnóstico. Ahora es tiempo de saber algunas recomendaciones para lograr la salud financiera de una empresa.
1. Control de los gastos y trazabilidad
¿Está tu negocio operando de la manera más eficiente?
La respuesta a esta interrogante dependerá en buena medida del manejo y gestión de los gastos.
Ésta es una estrategia tanto financiera como operacional que busca reconocer, hacer seguimiento y control de centros de gastos y otros desembolsos, una práctica que permite ganar competitividad.
Desde gastos de movilidad, hasta útiles de oficina, todo puede convertirse en una vía para el manejo ineficiente y costoso.
Vincular un gasto con su origen es lo que se conoce como trazabilidad y es fundamental para mantener los costos, gastos y otras erogaciones bajo control.
Una forma de llevar la trazabilidad a otro nivel es con la integración, automatización e informes en tiempo real que brindan herramientas como los software de administración, especialmente los sistemas ERP.
2. Gestión de inventarios
Inventario o existencias de mercancía es sinónimo tanto de costos, como de capital invertido: los primeros se incrementan y el segundo se subutiliza cuando la rotación de inventarios no es la adecuada.
Un control eficiente de los inventarios garantizará que tengas las cantidades correctas de existencias disponibles en el momento adecuado, para que el capital no quede inmovilizado innecesariamente.
Además, este control eficiente también reducirá costos de seguridad, de caducidad u obsolescencia, el dañino robo hormiga y la merma de inventarios.
La implementación de herramientas como los sistemas ERP para realizar un seguimiento de las entradas, salidas y los niveles de inventarios, te permite optimizar la gestión y con ello liberar efectivo.
Así, lograrás una mayor rotación del efectivo con su consecuente impacto en los resultados y las finanzas.
3. Cobranza
Las cuentas por cobrar a clientes representan otra fuente de capital invertido y costos que debe optimizarse.
No exageramos al señalar que pocas prácticas son tan dañinas para las finanzas como vender y no cobrar… y que ello se mantenga en el tiempo.
La mala gestión de las cuentas por cobrar o la cartera de deudores resulta en capital inmovilizado, uno que de forma inadvertida infla los activos del negocio y puede traer severos problemas de liquidez y tener que recurrir a deudas innecesarias.
Todos estos conceptos se relacionan por cuanto, detrás de una elevada razón de solvencia o liquidez financiera puede estar una cartera de cuentas por cobrar que no se recuperan y que redundan en elevados costos de gestión y cobranzas infructuosas.
Agilizar el proceso de cobranzas, por otro lado, dinamiza el flujo de caja, asegura las metas y los resultados para la sustentabilidad de la empresa. Por ello es fundamental para recuperar las finanzas en una empresa.
👉 Conoce cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!
4. Servicios contables
Si las cuentas de tu negocio no se mantienen al día, sin un control de gastos ni una facturación oportuna y consistente, podrías estar perdiendo dinero sin siquiera saberlo.
Además, tu negocio debe cumplir con una serie de formalidades de índole fiscal, evitando multas o sanciones; para eso y mucho más, ocupas los servicios de un contador.
Un buen contador es tu asesor administrativo, financiero y fiscal, que te ofrece datos, cifras y análisis para la toma de decisiones oportunas, entre ellas:
- Adecuada administración de los activos
- Gestión del efectivo y tesorería
- Conformación de la estructura de capital idónea
- Opciones de financiamiento
- Auditoría y cumplimiento
👉 Entérate de lo que un contador puede hacer por tu empresa en tiempos de crisis.
5. Software contable o sistema ERP
Ya hemos visto en cómo los sistemas de gestión te permiten llevar un mejor registro, seguimiento, control y acceso a información integrada, prácticamente en tiempo real.
Labores como la gestión del efectivo y flujo de caja, conciliación bancaria, cobranza, control de inventarios, facturación electrónica, reportes financieros y el cumplimiento fiscal encuentran un amplio respaldo en los sistemas ERP.
Toda la información administrativa y financiera: ventas, compras, gastos, inventarios es recogida por los sistemas ERP y generan una base sólida para que áreas como finanzas o tesorería levanten presupuestos con una base coherente y un mejor control de gastos.
Además, todo este soporte de información genera la base para el establecimiento de estándares, gestión de brechas o desviaciones, auditorías e informes de cumplimiento.
Agilidad e inmediatez a la información conduce a una toma de decisiones sustentada y oportuna y como intuirás, todo circunda en torno a una gestión financiera saludable.
¿Por qué es importante mantener unas finanzas sanas en tu negocio?
Volviendo a la comparación entre salud financiera y salud personal de un individuo, la suma de ciertos factores de riesgo nos vuelve más o menos propensos a padecer complicaciones de alguna enfermedad.
De la misma forma, cualquier complicación operativa o de mercado de un sector puede hacer sucumbir a una empresa con endeudamiento elevado y no afectar tanto a otra con una sana administración de las deudas.
Por ejemplo, en el 2020, durante lo peor de los confinamientos, más de un millón diez mil mipymes en México desaparecieron por problemas financieros.
Sin embargo, desde antes de la pandemia, la mala administración de las finanzas ya figuraba como principal causa de cierre para las pymes.
Como propietarios de negocios, es buena idea que aprendamos a identificar tanto los signos que dictan un estado de bienestar financiero, como aquellos flagelos que pudieran atentar contra las finanzas en una empresa.
Fuente: Bind ERP staff https://blog.bind.com.mx/
