Claves para gestionar realmente bien una pyme y lograr resultados si o si: qué herramientas usar

Una buena gestión de tareas es indispensable para alcanzar los resultados esperados. Esto abarca desde la asignación de trabajos específicos para cada miembro hasta la definición de metas, prioridades y fechas de entrega.

Lo primero es planificar, algo que debe hacerse antes de iniciar cualquier proyecto. Contestar estas preguntas es una clave para hacerlo. ¿Cuál es mi objetivo? ¿Cómo voy a alcanzarlo? ¿Qué pasos y recursos necesito para conseguirlo? ¿Cuál es el presupuesto que tengo? ¿A dónde quiero llegar? ¿Cuánto tiempo me va a demandar?

Lo que sigue es definir a los integrantes del equipo y poner manos a la obra.

La designación de funciones y objetivos es una instancia clave. Hay que conocer cuáles son las principales habilidades y virtudes de cada miembro del equipo de trabajo, para que cada una realice la tarea para la que esté mejor capacitado.

Durante la asignación de roles hay que tener en cuenta el conocimiento, la experiencia y el potencial de cada persona. La división de funciones debe ser clara y específica. De esta manera, se evitarán las superposiciones o que nadie se haga responsable de determinados temas.

Una forma de evaluar la productividad de los miembros del equipo es fijarle a cada colaborador objetivos medibles, con diferentes etapas y fechas de cumplimiento. Esto permitirá controlar los avances de forma periódica y hacer un seguimiento más detallado de los resultados. Así será más fácil detectar posibles fallas y, en caso de necesidad, realizar cambios sobre la marcha.

Otra clave para llevar a cabo una buena gestión de tareas es crear canales flexibles de comunicación donde se puedan mantener charlas fluidas, notificar progresos, evacuar dudas y no perder la familiaridad del día a día. Las plataformas de videoconferencia son una buena opción para realizar encuentros virtuales.

Si bien es la comunicación es imprescindible, no hay que abusar de ella. Hay que evitar el bombardeo de mails y llamadas y reuniones largas sin sentido. Con una comunicación periódica dentro de una agenda previamente establecida será más que suficiente para mantener a todos informados y recibir un feedback.

El flujo de trabajo constante y los problemas puntuales del día a día hacen que se pierda el foco de lo realmente importante. Es muy necesario fijar prioridades.

Cada integrante del equipo debe conocer qué es lo más relevante de su trabajo y la urgencia que tiene cada labor. Esto ayudará a definir los recursos necesarios para cada proyecto y a cumplir con los objetivos.

Hay muchas tareas que están relacionadas entre sí y dependen una de la otra para su realización. Es preciso establecer el grado de interrelación entre ellas y el orden de ejecución.

Saber delegar también es parte de una buena gestión de tareas. A veces uno no puede ni tiene que hacerlo todo. De esta forma, es posible la concentración en lo que es realmente importante.

Confiar en los colaboradores e involucrarlos en el proyecto hará que ganen mayor confianza y se sientan más útiles e identificados con la tarea.

Aprender a decir que no si se está sobrepasado de trabajo. Si se es claro y se explican motivos, compañeros o superiores entenderán el porqué sin que eso genere un problema.

Herramientas de Gestión

Por último, una buena forma de mejorar la asignación de tareas y llevar un control más adecuado de cada una de ellas es mediante el uso de sistemas de gestión.

Estas herramientas corporativas, como la que ofrece Xubio, permiten mejorar la productividad, automatizar funciones, organizar los distintos proyectos en curso y alinearlos con los lineamientos generales de la empresa. En consecuencia, las diferentes tareas se realizan de una manera más rápida, segura y eficiente.

Fuente: Fernando Arzuaga, CEO y cofundandor de Xubio. https://www.cronista.com/pyme